Paano Magpatakbo ng Epektibong Pakikipagpulong sa Negosyo na Gumagawa ng Mga Resulta

Nilalaman

• Mga Pagkilos na Gawin Bago ang pulong ng Negosyo
• Plano ang Pakikipagpulong sa Negosyo
• Siguraduhin na Kailangan mo ng isang Pagpupulong
• Tiyaking Angkop na Pakikilahok sa Pagpupulong
• Ipamahagi at Suriin ang Pre-Work Bago sa Pagpupulong
• Mga Pagkilos na Gawin Sa Panahon ng Pagpupulong sa Negosyo
• Pasimplehin ang Pakikipagpulong sa Negosyo nang Mabisa
• Makibahagi sa bawat Lumalahok sa Mga Gawaing Gumagawa
• Lumikha ng isang Epektibong Plano ng Pagsunod sa Negosyo na Pagpupulong
• Mga Pagkilos na Gawin Pagkatapos ng pulong sa Negosyo
• I-publish ang Mga Minuto ng Tagpuan
• Sundin nang Mabisa
• Lumikha ng Pananagutan sa susunod na Pulong
• Biglaan ang Proseso ng Pagpupulong upang Patuloy na Pagbutihin

Ang mga tao ay gumugol ng maraming oras sa mga pagpupulong sa negosyo na ang pagpalit ng oras ng pagpupulong sa mga napapanatiling resulta ay isang priyoridad para sa matagumpay na samahan. Ang mga aksyon na gumagawa ng mga pulong sa negosyo ay matagumpay ay nangangailangan ng pamamahala ng pinuno ng pulong bago, habang, at pagkatapos ng pagpupulong.

Mga Pagkilos na Gawin Bago ang pulong ng Negosyo

Ang mga pagkilos bago ang pulong ng negosyo ay nagtatag ng saligan para sa pagtupad ng mga resulta ng pulong. Maaari mong gawin ang lahat ng kinakailangang pag-follow-up, ngunit kung wala ang pre-work, hindi ka magtatagumpay.

Plano ang Pakikipagpulong sa Negosyo

Magsimula sa matalinong pagpaplano. Una, alamin kung kailangan mo ng ibang mga empleyado upang matulungan kang planuhin ang pulong (i.e., paghila sa mga tao mula sa ilang mga kagawaran). Pagkatapos ay magpasya kung ano ang nais mong makamit sa pamamagitan ng pagdaraos ng pulong, at magtatag ng mga layunin na makakaya.

Ang mga layunin na itinakda mo para sa pulong ng negosyo ay lilikha ng balangkas para sa isang epektibong plano sa pagpupulong. Tulad ng sinabi ni Stephen Covey sa "Pitong Gawi ng Lubhang Mabisang Mga Tao," "Magsimula sa pag-iisip sa wakas." Ang iyong layunin sa pagpupulong ay matukoy ang pokus ng pagpupulong, agenda ng pulong, at ang mga kalahok na kailangan mong dumalo sa pulong.

Siguraduhin na Kailangan mo ng isang Pagpupulong

Maaaring tumunog ito pabalik, ngunit, sa sandaling binuo mo ang iyong plano sa pagpupulong ng negosyo, siguraduhin na ang isang pulong ay isang angkop na sasakyan para sa pagtupad ng mga hangarin na naitatag mo. Ang pagpupulong ng mga pagpupulong ay isang mamahaling pakikipagsapalaran kapag isinasaalang-alang mo ang mababayad na bayarin ng mga dadalo. Gawin ang bawat pagsisikap upang matukoy na ang isang pulong ay ang pinakamahusay na pagkakataon upang malutas ang problema, mapabuti ang proseso, o lumikha ng isang pang-matagalang diskarte para sa iyong koponan o kagawaran.

Tiyaking Angkop na Pakikilahok sa Pagpupulong

Kung ang isang pulong sa negosyo ay angkop na paraan upang maisakatuparan ang iyong mga layunin, suriin sa mga kalahok na ang pagdalo ay kinakailangan upang magtagumpay ang pulong. Ito ay maaaring tunog tulad ng isang walang utak, ngunit binibiyahe nito ang pinakaligtas na pinuno - ang mga pangunahing dumalo ay dapat na magamit upang dumalo sa pulong.

Minsan nagpapadala ang mga tao ng mga delegado sa kanilang kawalan. Kung ang isang delegado ay dumalo sa lugar ng isang napakahalagang tagagawa ng desisyon, siguraduhin na ang hinirang na kawani ng kawani ay may awtoridad na gumawa ng mga pangwakas na pagpapasya na maaaring ma-sign-off. Kung hindi, ipagpaliban ang pagpupulong.

Ipamahagi at Suriin ang Pre-Work Bago sa Pagpupulong

Gaano karaming mga pagpupulong ang iyong dinaluhan na nagsimula sa pagpupulong ng pulong na nagpasa ng isang ream ng papel o gumawa ng isang pagtatanghal ng PowerPoint upang maglunsad ng talakayan? Nakaka-frustrate dahil ang pagpupulong ay nagiging isang grupo na nabasa-sa hindi gaanong kapaki-pakinabang para sa iyong negosyo.

Maaari kang gawing pinaka-produktibo ang mga pagpupulong sa negosyo at masiguro ang mga resulta sa pamamagitan ng pagbibigay ng kinakailangang paunang gawain bago ang pulong. Ang pagbibigay ng pre-work, tsart, grap, at materyal ng pagbabasa 48 oras bago magsimula ang isang pulong ay nangangahulugan na ang lahat ay handa nang tumalon nang tama.

Ang dokumentasyon na makakatulong sa iyo na makamit ang mga layunin ng pagpupulong ay maaaring magsama ng mga sumusunod:

• mga ulat at data
• tsart at link sa mapagkumpitensyang impormasyon
• benta sa buwan
• mga plano sa produksiyon
• Ang Microsoft PowerPoint slide na naglalarawan ng mga pangunahing punto ng talakayan
• pulong minuto, tala, at pag-follow-up mula sa mga naunang pagpupulong o mga kaugnay na pulong at proyekto

Mga Pagkilos na Gawin Sa Panahon ng Pagpupulong sa Negosyo

Sa pulong ng negosyo, kung gagamitin mo nang epektibo ang oras, bubuo ka ng sigasig para sa paksa at bubuo ng pangako mula sa mga kalahok. Nararamdaman ng mga tao ang bahagi ng isang bagay na mas malaki kaysa sa kanilang mga pang-araw-araw na mga hamon. Samakatuwid, ang isang maayos, aktibong pagpupulong na nagtatakda ng yugto para sa pag-follow-up ay makagawa ng mga resulta ng pagpupulong.

Pasimplehin ang Pakikipagpulong sa Negosyo nang Mabisa

Ang pinuno ng pulong ay nagtatakda ng isang positibo, produktibong tono para sa pakikipag-ugnay sa mga kalahok sa pagpupulong. Ang mabisang pagpupulong ng pagpupulong ay nagsisimula sa pagsusuri ng mga layunin, o inaasahang mga resulta mula sa pulong, at ang agenda. Ang facilitator ay tumutulong sa mga miyembro ng pangkat na manatiling nakatuon at produktibo.

Ang disenyo ng pulong at ang agenda ay nagtakda ng balangkas para sa pulong. Ang isang epektibong facilitator, na nagpapanatili sa track ng mga kalahok, tinitiyak ang nagawa ng inaasahan, ninanais na mga resulta bilang isang kinahinatnan ng pulong.

Makibahagi sa bawat Lumalahok sa Mga Gawaing Gumagawa

Ang bawat workgroup ay may iba't ibang mga personalidad na nagpapakita para sa mga pagpupulong. Mayroon kang tahimik na mga katrabaho pati na rin ang mga taong sumusubok na mangibabaw sa bawat punto ng talakayan. Nakapadali o dumadalo sa pagpupulong, kailangan mong kasangkot ang bawat dumalo sa proseso ng mga layunin ng pagpupulong.

Tinitiyak nito na ang bawat kalahok ay namuhunan sa paksa ng pagpupulong at susundan. Hindi ka magkakaroon ng isang miyembro - o sa iyong sarili - sinusubukan mong dalhin ang buong pagkarga.

Lumikha ng isang Epektibong Plano ng Pagsunod sa Negosyo na Pagpupulong

Sa pulong ng negosyo, gumawa ng isang follow-up na plano na may mga item sa pagkilos. Ang mga mabisang plano ay kasama ang sumusunod:

• Ang tiyak na item ng pagkilos
• Ang pangalan ng taong kumuha ng pagmamay-ari upang makamit ang item ng pagkilos
• Ang takdang petsa ng item ng pagkilos
• Ang pinagkasunduan tungkol sa kung ano ang bumubuo ng pagkumpleto ng item ng pagkilos

Talakayin ang mga sitwasyon sa buhay at hadlang sa tagumpay na maaaring maranasan ng mga miyembro ng koponan habang sinusubukan nilang maisakatuparan ang mga item na kinakailangan upang makabuo ng mga resulta. Kung kailangan mo ng isang follow-up na pulong, itakda ang oras bago umalis ang mga kalahok upang ito ay nasa kalendaryo ng lahat.

Mga Pagkilos na Gawin Pagkatapos ng pulong sa Negosyo

Ang mga pagkilos at pagpaplano bago at sa panahon ng pagpupulong ay may malaking papel sa pagtulong sa iyo na makamit ang inaasahan, positibo, at nakabubuo na mga kinalabasan. Ang iyong mga aksyon na sumusunod sa pagpupulong ay mahalaga lamang. Ang pag-follow-up sa susunod na nakatakdang pulong ay hindi sapat ng isang pamumuhunan upang matiyak ang mga resulta.

I-publish ang Mga Minuto ng Tagpuan

I-publish ang iyong mga minuto at plano ng pagkilos sa loob ng 24 na oras. Ang mga tao ay pinaka-epektibong mag-ambag sa mga resulta kung nagsisimula sila sa mga item ng pagkilos kaagad. Mayroon pa silang isang sariwang memorya ng pulong, ang iba't ibang mga talakayan sa talakayan, at ang katwiran para sa bawat item ng pulong.

Gayundin, ang pagkaantala sa pamamahagi ng mga minuto ay makakaapekto sa iyong mga resulta dahil ang karamihan sa mga tao ay naghihintay para sa mga minuto na dumating bago harapin ang kanilang mga pangako.

Sundin nang Mabisa

Ang pagrespeto at pagmamasid sa mga deadline at pag-follow-up ay makakatulong sa iyo na makamit ang mga resulta mula sa iyong mga pagpupulong. Kasunod ng pagpupulong, ang bawat tao na may isang item ng pagkilos ay dapat gumawa ng isang plano ng pagkilos para sa pagsasagawa ng bawat isa sa kanilang mga pangako.

Kung isusulat nila ang mga hakbang sa kanilang tagaplano, igagawad ang mga gawain sa ibang tauhan ng kawani, o kumpletuhin ang gawain kaagad, ang indibidwal ay responsable para sa pag-follow-up.

At, maaari mong pagbutihin ang mga resulta ng pagpupulong sa pamamagitan ng pagsunod sa bawat tao sa pagitan ng mga pagpupulong. Ang iyong layunin ay suriin ang pag-unlad at tiyakin na ang mga gawain ay isinasagawa.

Lumikha ng Pananagutan sa susunod na Pulong

Naupo ka na ba sa isang sumunod na pagpupulong na binubuo ng bawat kalahok na nagsasabi sa pangkat kung bakit hindi nila nagawa ang kanilang pangako? Ang pagtatag ng pamantayan o pasadyang pananagutan para sa mga resulta ay nagsisimula nang maaga sa ikot ng iyong pulong.

Ang pag-follow-up ng mid-way sa pagitan ng mga pagpupulong ay tumutulong, ngunit ang grupo ay dapat gumawa ng kabiguan upang hindi mapanatanggap ang mga pangako. Iulat ang mga kalahok tungkol sa pag-unlad at mga kinalabasan sa susunod na pagpupulong sa inaasahan na ang lahat ng mga kalahok ay nakamit ang kanilang mga nilalarawan na inilaraw. Kung ang isang gawain ay natigil, sa susunod na pagpupulong makita kung mayroong isang lehitimong roadblock upang sumulong, at matukoy kung paano magpatuloy.

Biglaan ang Proseso ng Pagpupulong upang Patuloy na Pagbutihin

Ang kasanayan ng pagdidalamhati sa bawat pulong ng negosyo ay isang malakas na tool para sa patuloy na pagpapabuti. Ang mga kalahok ay tumatalakay sa talakayin kung ano ang epektibo, o hindi epektibo, tungkol sa kasalukuyang proseso ng pagpupulong sa negosyo. Tinatalakay din nila ang pag-unlad na sa palagay nila na ginagawa ng pangkat sa paksa na malapit.