Ano ang Ginagawa ng isang File Clerk?

Nilalaman

• Mga Tungkulin at Mga Pananagutan ng File Clerk
• File Clerk Salary
• Edukasyon, Pagsasanay, at Sertipikasyon
• Mga Kasanayan at Kakayahang File Clerk
• Pag-browse sa Trabaho
• Kapaligiran sa Trabaho
• Iskedyul ng Trabaho
• Paano Kunin ang Trabaho
• Paghahambing ng Katulad na Trabaho

Ang mga clerks ng file ay gumagamit ng isang system, karaniwang numero o alpabetikal, upang mapanatili ang mga talaang papel o electronic, kabilang ang mga sulat, resibo, kontrata, at mga invoice, upang matiyak na ang impormasyon ay madaling mahanap kung kinakailangan. Inayos nila at nag-file ng mga dokumento, kumuha ng data, at nag-upload ng mga electronic file.

Ayon sa pag-update ng Bureau of Labor Statistics 2018 ng Estados Unidos, tinatayang 110,020 file clerks ang nagtatrabaho sa Estados Unidos Nagtatrabaho sila sa pangangalaga ng kalusugan, serbisyong panlipunan, akademya, at iba't ibang uri ng mga propesyonal na tanggapan tulad ng mga law firm. Ang anumang samahan na bumubuo ng isang malaking dami ng mga papeles o electronic na dokumento ay nag-aarkila ng mga clerks ng file.

Mga Tungkulin at Mga Pananagutan ng File Clerk

Ang mga negosyo, malaki at maliit, ay may mga itinalagang server, mga kabinet, drawer, silid, at mga bodega kung saan naka-imbak ang mga file file, dokumento, at iba pang uri ng impormasyon. Ang mga clerks ng file ay responsable para sa pangangalaga ng mga puwang na ito. Ang trabahong ito sa pangkalahatan ay nangangailangan ng kakayahang gawin ang mga sumusunod na gawain:

• Bumuo ng mga organisadong file system.
• Lumikha, magproseso, at mapanatili ang mga talaan ng file.
• Mag-file at kumuha ng mga dokumento para sa iba pang mga tauhan.
• Maghanda ng mga talaan para sa imbakan sa labas ng site.
• Panatilihin ang mga file ng file ng log upang subaybayan ang lokasyon ng mga file.
• Itapon ang mga file ayon sa mga itinakdang iskedyul na pagpapanatili ng dokumento.

Bilang karagdagan sa pamamahala ng mga rekord ng isang samahan, ang mga clerks ng file ay maaaring tawagan upang makatulong sa maraming iba pang mga lugar, kabilang ang mga pagbati sa mga bisita; pagsagot sa mga telepono at pagdidirekta ng mga tawag; pag-type ng memo, email, at iba pang mga uri ng mga dokumento; pagsulat ng mga pag-record; pagdidisenyo ng mga form; operating kagamitan sa opisina; at paghawak ng mga kumpidensyal na materyales.

File Clerk Salary

Ang suweldo ng isang klerk ng file ay nag-iiba batay sa karanasan, lokasyon, at kakayahang mag-multitask sa iba pang mga tungkulin:

• Taunang Salary ng Median: $ 31,700 ($ 15.24 / oras)
• Nangungunang 10% Taunang suweldo: Higit sa $ 50,230 ($ 24.15 / oras)
• Ibaba ng 10% Taunang suweldo: Mas mababa sa $ 21,390 ($ 10.28 / oras)

Pinagmulan: Bureau of Labor Statistics ng Estados Unidos, 2018

Edukasyon, Pagsasanay, at Sertipikasyon

Ang mga pamantayang pang-edukasyon ay pangunahing para sa propesyong ito, at ang karamihan sa pagsasanay ay nagaganap sa trabaho.

• Edukasyon: Ang isang diploma sa high school o katumbas ay karaniwang kinakailangan, bagaman ang ilang mga tao na nagtatrabaho bilang mga file clerks ay may undergraduate at advanced degree. Tungkol sa 11% ay mayroong mga sertipiko ng postecondary.
• Pagsasanay: Ang ilang karanasan sa trabaho sa isang katulad na larangan ay kapaki-pakinabang. Ang pagsasanay sa trabaho ay madalas na nagsasangkot sa pagtatrabaho sa ilalim ng isang mas may karanasan na klerk sa loob ng ilang linggo hanggang ilang buwan.

Mga Kasanayan at Kakayahang File Clerk

Ang pagtatrabaho bilang isang clerk ng file ay nangangailangan ng malakas na mga kasanayan sa organisasyon at komunikasyon pati na rin maingat na pansin sa detalye. Ang mga file clerks ay maaari ding kinakailangan upang maisagawa ang paminsan-minsang mabibigat na pag-angat ng mga kahon ng file at iba pa. Iba pang mga mahahalagang kasanayan at kakayahan ay kinabibilangan ng:

• Mga kasanayan sa computer at software: Dapat mong maginhawa gamit ang internet at pagproseso ng salita, spreadsheet, at email apps. Maaaring kailanganin mong maging pamilyar sa software management software, tulad ng eFileCabinet, o pag-iimbak ng file sa cloud.
• Kasanayan sa pag-unawa sa pagbasa: Ang isang pangunahing bahagi ng posisyon na ito ay nagsasangkot ng pagkuha ng likas na dokumento mula sa mga nilalaman nito at inilalagay ito sa isang lohikal na lokasyon kung saan inaasahan ng iba na hanapin ito.
• Mga kasanayan sa pakikinig: Mahalaga ang pakikinig upang maunawaan ang mga pangangailangan ng mga katrabaho at ipatupad ang kanilang mga kahilingan at mungkahi.
• Matatas na pag-iisip: Ang mga kasanayan sa lohika at paggawa ng desisyon ay susi upang mabilis na pag-uri-uriin ang iba't ibang mga dokumento at matukoy kung ano ang gagawin sa kanila.

Pag-browse sa Trabaho

Inaasahan ang pagtanggal ng trabaho sa file ng klerk ng humigit-kumulang na 10% sa pagitan ng 2016 at 2026 habang ang mga samahan ay pinagsama ang mga pagpapaandar ng administratibo, tulad ng pagtanggap at pag-file, at ang kakayahan at kadalian ng paggamit ng imbakan ng teknolohikal na data ay patuloy na lumalaki.

Kapaligiran sa Trabaho

Ang mga clerks ng file ay nagtatrabaho sa isang kapaligiran sa opisina, kung saan ginugol nila ang maraming oras sa pagkuha at paghahatid ng mga file sa ibang mga empleyado o nakaupo sa harap ng isang computer. Ang mga clerks ng file na nagtatrabaho sa isang mas malaking tanggapan ay may pagkakataon na matugunan at makihalubilo sa mga tauhan ng kumpanya sa maraming antas.

Iskedyul ng Trabaho

Ang mga clerks ng file ay gumagana sa normal na oras ng opisina bilang isang patakaran. Kapag ang isang tanggapan ay bukas sa mga kliyente at iba pang mga empleyado ay nasa trabaho, ang isang file clerk ay inaasahan na magkakaroon din doon. Dahil ang dami ng mga dokumento na ginawa ay maaaring maging makabuluhan, depende sa laki at likas ng samahan, maaaring kailanganin ng isang klerk ng file na magtrabaho nang buong oras upang mapanatili ang daloy. Ngunit hindi ito nangangahulugan na ang mga oportunidad na magbahagi ng trabaho o mga part-time na posisyon ay hindi magagamit. Ang obertaym ay hindi karaniwang kinakailangan.

Paano Kunin ang Trabaho

REFRESH ANG IYONG RESUME

Bago ka magpadala ng isang resume sa mga prospective na employer, suriin at i-update ito upang matiyak na ito ay kasalukuyang at walang mga typo at kawastuhan. Kung wala kang resume o anumang karanasan sa trabaho upang ilista, gumamit ng mga tip ng dalubhasa at isang solidong halimbawa upang lumikha ng isang panalong unang resume.

PAGHAHANDA PARA SA INTERVIEW

Bago ang pakikipanayam, magsaliksik sa kumpanya at hilingin sa isang kaibigan na tulungan kang magsanay sa pagsagot sa ilan sa mga karaniwang katanungan sa pakikipanayam. Ang mas pagsasanay mo, mas kumportable ang maramdaman mo kapag nakaupo ka sa tapat ng manager ng pag-upa.

Paghahambing ng Katulad na Trabaho

Ang mga taong interesado na magtrabaho sa isang senaryo ng opisina ay isaalang-alang din ang iba pang mga uri ng trabaho sa opisina. Ang ilan sa mga trabahong ito ay maaaring mangailangan ng karagdagang edukasyon at pagsasanay. Narito ang isang listahan ng mga magkaparehong trabaho, kasama ang kanilang panggitna taunang suweldo:

• Administratibong Katulong: $38,880
• Bookkeeper: $40,240
• Medical Transcriptionist: $34,770

Pinagmulan: Ang Bureau of Labor Statistics sa Trabaho ng Pangangalan ng Trabaho ng Outlook, 2018