Gaano katagal Dapat na Panatilihin ng HR ang Mga File ng Empleyado?
Nilalaman
- Gaano katagal Dapat mong Panatilihin ang mga Hiring Records
- Gaano katagal Dapat mong Panatilihin ang mga Rekord ng Pagsubok ng Gamot
- Gaano katagal Dapat mong Panatilihin ang Payroll / Timecards, Etc?
- Gaano katagal Dapat mong Panatilihin ang Form I-9
- Gaano katagal Dapat mong Panatilihin ang Impormasyon sa Mga Pakinabang sa Kalusugan / Pensiyon
- Gaano katagal Dapat mong Panatilihin ang mga record ng FMLA
Isa sa mga mahahalagang katotohanan tungkol sa Human Resources ay na mayroon kang mga toneladang gawaing papel. Tonelada at tonelada at tonelada. Totoo, marami sa mga ito ay electronic sa mga araw na ito, ngunit ang prinsipyo ay nananatiling. Ang HR ay nagpapanatili ng tala. At, kailangan mong panatilihin ang mga talaang iyon. Ngunit ang pangunahing tanong na tanungin ay kung gaano katagal dapat panatilihin ng HR ang mga file ng empleyado?
Narito ang mga pangunahing patnubay para sa pagsunod sa talaan ng HR. Gayunman, tandaan, ang mga batas ng estado ay maaaring magkakaiba mula sa mga patnubay na ito. Kung salungat ang mga batas ng estado at pederal na batas, palaging panatilihin ang mga talaan batay sa kung alin man ang kinakailangan ay mas mahaba. Ito ay mas mahusay na panatilihin ang isang bagay para sa masyadong mahaba kaysa sa hindi sapat na haba.
Ang sumusunod na mga pamantayan sa pagpapanatili ng talaan ay batay sa impormasyon mula sa Lipunan ng Pamamahala ng Human Resource (SHRM).
Gaano katagal Dapat mong Panatilihin ang mga Hiring Records
Kailangan mong i-save ang lahat ng mga resume, mga tala sa pakikipanayam, aplikasyon, at pag-post ng trabaho, at kahit isang tala ng iyong mga paghahanap sa pamamagitan ng iyong system ng pagsubaybay ng aplikante para sa isang taon matapos ang desisyon na gumawa ng isang alok sa trabaho ay ginawa. Kaya, kung makapanayam ka ng isang aplikante, at ang buong proseso ay tumatakbo sa loob ng tatlong buwan, hindi ito hanggang sa panghuling desisyon ng pag-upa na ang orasan ay nagsisimula nang kiliti.
Bakit mo kailangang gawin ito? Kung sinuman ang nagtanong sa iyong desisyon sa pag-upa, kailangan mong ipakita na hindi ka nag-diskriminate sa ilegal sa anumang paraan, hugis, o anyo. Ang mga batas tulad ng mga Amerikanong may Kapansanan sa Kapansanan, Pamagat VII, at marami pang iba ay nangangailangan sa iyo upang ipakita na sumusunod ka. Ang pagpapanatili ng mga rekord na ito ay makakatulong sa iyong gawin ito.
Gaano katagal Dapat mong Panatilihin ang mga Rekord ng Pagsubok ng Gamot
Kung nangangailangan ka ng pagsusuri sa gamot para sa pre-empleyo, ang mga resulta ng pagsubok ay bahagi ng tala ng pag-upa, at dapat kang magtago ng isang kopya ng mga ito sa isang taon. Kung gumawa ka ng karagdagang pagsubok sa droga, dahil sa isang insidente na nangyayari sa trabaho o bilang bahagi ng isang random na tseke, kailangan mo ring mapanatili ang mga rekord na ito para sa isang taon.
Gayunpaman, kung sumasailalim ka sa mga regulasyon ng Kagawaran ng Transportasyon, kung gayon ang minimum na takdang oras upang mapanatili ang mga tala sa pagsubok sa droga ay limang taon.
Gaano katagal Dapat mong Panatilihin ang Payroll / Timecards, Etc?
Hinihiling sa iyo ng batas na mapanatili ang mga rekord na ito sa loob ng tatlong taon, ngunit ang mga kamakailang mga batas ay nangangahulugang mas matalinong para sa iyo na panatilihin ang mga ito nang mas mahaba. Nais mong mapanatili ang isang talaan kung gaano kabayaran ang bawat empleyado, at kung ilang oras na nagtrabaho sila para sa kanilang buong panunungkulan sa iyong kumpanya. Panatilihin ang iyong mga talaan ng hindi bababa sa limang taon pagkatapos umalis ang empleyado, anuman ang dahilan.
Para sa mga exempt na empleyado, siyempre, hindi mo kailangang mapanatili ang mga tala sa oras, dahil pareho ang kanilang suweldo anuman ang bilang ng mga oras na nagtrabaho.
Gayunpaman, kung napagkamalan mo ang isang empleyado bilang isang exempt kung kailan dapat siya ay hindi ma-exempt, ang mga oras na ito ay nagtatrabaho ng mga talaan ay maaaring gabayan ka para sa pagbabayad ng utang. Tiyaking isama mo kung paano kinakalkula ang suweldo ng kumpanya. Halimbawa, kailangan mong subaybayan kung ito ay tuwid na suweldo, suweldo plus komisyon, obertaym, pansamantala, o tuwid na oras-oras na bayad.
Kailangan mong gawin ito hindi lamang para sa mga katanungan sa pay at buwis ngunit maraming iba pang mga pagpapasya ang umaasa sa bilang ng oras na nagtrabaho. Halimbawa, ang pagiging karapat-dapat para sa FMLA ay nakasalalay sa bilang ng mga oras na nagtrabaho sa isang taon. Kung mayroon kang isang part-time na exempt na empleyado, maaaring gusto mong isaalang-alang ang nangangailangan ng pagrekord ng oras upang matukoy ang pagiging karapat-dapat sa FMLA. Kailangan mo ring patunayan na binayaran mo ang iyong mga manggagawa sa lahat ng oras na kanilang nagtrabaho.
Gaano katagal Dapat mong Panatilihin ang Form I-9
Panatilihin ang form ng I-9 na empleyado, na naka-imbak nang hiwalay mula sa iyong mga rekord ng mga tauhan, para sa tatlong taon pagkatapos mong maarkila ang empleyado at para sa isang taon kasunod ang pagtatapos ng pagtatrabaho, alinman ang maglaon.
Inihiwalay mo ang mga form na ito mula sa mga file ng tauhan kaya kung hiniling ng pamahalaan na suriin ang mga ito, ang mga manggagawa ay hindi magkakaroon ng access sa nalalabi na impormasyon sa mga talaan ng mga empleyado.
Gaano katagal Dapat mong Panatilihin ang Impormasyon sa Mga Pakinabang sa Kalusugan / Pensiyon
Kailangan mong panatilihin ang mga talaan ng iyong mga plano para sa lahat ng iyong mga benepisyo para sa isang minimum ng anim na taon. Ang mga korte ay gaganapin na kung ang isang empleyado ay sumbong sa iyo, na sinasabi na siya ay nararapat sa isang mas mataas na pensiyon, halimbawa, responsibilidad ng employer na patunayan na hindi sila may utang pa, hindi ang responsibilidad ng empleyado na patunayan na ginagawa nila. Panatilihin ang lahat ng mga Deskripsyon ng Plano ng Buod.
Kung mayroon kang mga dating empleyado na karapat-dapat sa COBRA, pagpapalawak ng kanilang mga benepisyo sa kalusugan, dapat mo ring panatilihin ang mga talaang iyon sa loob ng anim na taon upang maging ligtas. Hindi tinukoy ng batas ang pagpapanatili, ngunit dahil maaaring mag-aplay ito sa ilalim ng Employee Retirement Income Security Act (ERISA), ang batas na ito ay nangangailangan ng pagpapanatili ng anim na taon. Upang maging nasa ligtas na panig, huwag itapon ang mga rekord na iyon.
Tingnan ang Cornell Law School Legal Information Institute para sa Employee Retirement Income Security Act (ERISA) para sa paglilinaw.
Gaano katagal Dapat mong Panatilihin ang mga record ng FMLA
Kapag hinihiling ng isang empleyado ang FMLA, kailangan mong panatilihin ang trail ng papel na iyon, kahit na itinanggi mo ang iwanan sa loob ng tatlong taon. Tiyaking sinusubaybayan mo ang pag-iwan ng bawat empleyado - kung nagsimula ito at kung gaano karaming oras ang ginagamit. Kung ang empleyado ay may pansamantalang FMLA, siguraduhing sinusubaybayan mo ang bawat iwanan at idokumento ang bilang ng mga oras na ginamit. Ang mga petsa at ang bilang ng oras ay dapat na idokumento. Tandaan, ang pansamantalang pag-iwan ay maaaring magamit sa loob ng ilang oras sa isang araw, o ilang araw sa isang linggo. I-dokumento ang lahat at panatilihin ang mga talaang iyon.
Tandaan, hindi ito isang komprehensibong listahan at nalalapat lamang sa mga pederal na batas. Maaari kang sumailalim sa mga karagdagang batas sa pagpapanatili ng tala kung, halimbawa, ikaw ay isang kontratista ng Federal o ang iyong estado ay may iba't ibang mga pamantayan. Kapag nag-aalinlangan, huwag itapon ito.
Maaari mong ma-access ang mga karagdagang mapagkukunan tungkol sa pagpapanatili ng talaan at ipinag-uutos na pag-uulat sa Society of Human Resource Management (SHRM).
Mangyaring tandaan na ang impormasyong ibinigay, habang may awtoridad, ay hindi ginagarantiyahan para sa kawastuhan at pagiging legal. Ang site ay binabasa ng isang buong mundo na madla at batas ng trabaho at regulasyon ay nag-iiba mula sa estado sa estado at bansa patungo sa bansa. Mangyaring humingi ng ligal na tulong, o tulong mula sa mga mapagkukunan ng gobyerno, Estado, o Pang-internasyonal, upang matiyak na tama ang iyong ligal na interpretasyon at mga pagpapasya para sa iyong lokasyon. Ang impormasyong ito ay para sa gabay, ideya, at tulong.
