Paano Bumuo ng isang Epektibong Agenda sa Pagpupulong

Nilalaman

Pagbuo ng isang Agenda ng Pagpupulong
Mga Desisyon na Gawin
Pagkilala sa mga kalahok
Regular na Naka-iskedyul na mga Pulong
Ano ang Isasama

Ang agenda ng pulong ay isang listahan ng mga item na inaasahan na makamit ng mga kalahok sa isang pulong. Ang agenda ay dapat na maipamahagi nang maaga ng isang pulong, minamali't 24 na oras nang maaga upang magkaroon ng pagkakataon ang mga kalahok na maghanda para sa pulong. Mas gusto, kung maaari, ang agenda ay dapat na magagamit ng ilang araw bago ang pulong.

Pagbuo ng isang Agenda ng Pagpupulong

Una, alamin kung ang ibang mga empleyado ay kinakailangan upang matulungan kang planuhin ang pulong. Pagkatapos, magpasya kung ano ang inaasahan mong magawa sa pamamagitan ng pagdaraos ng pagpupulong, at magtatag ng mga magagandang hangarin para sa iyong pulong. Ang mga layunin na iyong itinakda ay magtatag ng balangkas para sa isang epektibong plano sa pagpupulong. Siguraduhin na hindi mo pa pinlano higit pa kaysa sa makatuwirang makakamit sa loob ng oras ng iyong pulong.

Tulad ng sinabi ni Stephen Covey Ang 7 Mga Gawi ng Lubhang Epektibong Tao, "Magsimula sa dulo ng isipan." Ang iyong layunin sa pagpupulong ay matukoy ang pagtuon sa pagpupulong, agenda ng pulong, at mga kalahok sa pagpupulong.

Pagkatapos, isaalang-alang kung gaano karaming oras ang inaasahan mong kailangan para sa bawat item ng agenda. Kung ang pagpupulong ay tatagal ng isang oras at mayroon kang limang mga item ng agenda, na nagbibigay sa iyo ng isang pangkalahatang ideya ng timeframe na iyong pinagtatrabahuhan. Hindi ito nangangahulugan na ang bawat item ng agenda ay dapat na eksaktong 12 minuto, ngunit ang limang pinagsama ay malinaw na hindi maaaring average ng mas maraming oras kaysa sa.

Mga Desisyon na Gawin

Matapos matukoy ang iyong pangkalahatang layunin, kailangan mong o ang iyong koponan na gumawa ng ilang mga pagpapasya. Bilang karagdagan sa layunin o layunin ng pulong, isama rin sa iyong agenda:

Isang petsa, oras, at lokasyon para sa pulong
Ang mga kalahok na kinakailangan sa pagpupulong
Mga item para sa talakayan
Ang dami ng oras na inaasahan mo sa pangkat ay kailangang talakayin ang bawat item
Pre-trabaho para sa pagpupulong. Kasama dito ang anumang pagbabasa, dokumentasyon, data, minuto ng pulong mula sa isang naunang pagpupulong, o anumang iba pang paghahanda na gagampanan ang iyong aktwal na pagpupulong. Ang mga nauugnay na dokumento ay dapat na naka-kalakip sa paunawa ng pulong at agenda kapag ipinamahagi mo ang mga ito sa mga inanyayahang kalahok.

Pagkilala sa mga kalahok

Kapag napagpasyahan mo na ang isang pulong ay kinakailangan upang maisakatuparan ang iyong layunin, kailangan mong bumuo ng isang listahan ng mga kalahok. Hindi lahat ng empleyado ay maaaring o dapat lumahok sa bawat pagpupulong, ngunit ang pag-anyaya sa tamang mga kalahok ay mapapahusay ang iyong posibilidad na magtagumpay. Alamin ang iyong mga kalahok sa pamamagitan ng pagtatanong sa iyong sarili ng ilang mga katanungan:

Sino ang dapat magmamay-ari ng solusyon na binuo ng pangkat?
Sino ang nagmamay-ari ng proseso na tinatalakay ng pangkat?
Sino ang kailangang malaman ang impormasyong ipinamamahagi mo?
Sino ang maaaring magbigay ng data at katotohanan upang gabayan ang paggawa ng desisyon?
Sino ang may karanasan o kadalubhasaan upang maibahagi sa pangkat?
Sino ang dapat suportahan ang pagpapatupad ng anumang mga solusyon o gawain?
Sino ang dapat magbigay ng pahintulot o mga mapagkukunan upang magawa ang kinalabasan ng pulong?
Sino ang maaaring sumalungat sa pagpapatupad ng anumang mga solusyon o direksyon?

Regular na Naka-iskedyul na mga Pulong

Hindi bawat pulong ay nangangailangan ng isang pasadyang binuo na agenda. Karamihan sa mga empleyado ay regular na naka-iskedyul ng mga pagpupulong para sa kanilang mga kagawaran o workgroup. Mayroon ka ding mga koponan at proyekto kung saan nakikilahok ka.

Ang isang patuloy na proyekto ay hindi maaaring mangailangan ng isang bagong binuo na agenda para sa bawat pulong, ngunit ang iyong koponan ay mahusay na maihatid sa pamamagitan ng pag-ampon ng isang karaniwang pamamaraan sa iyong pulong.

Ang regular na naka-iskedyul na pulong ng empleyado ay nahahati sa tatlong mga segment na kung saan ang bawat isa ay may karaniwang mga item ng agenda:

Mga impormasyong pang-kaalaman: Isulat ang anumang mga item sa agenda na impormasyon para sa bawat pagpupulong. Halimbawa, ina-update ng manager ang grupo sa mga kinalabasan ng pulong ng senior management.
Mga item ng aksyon: Ilagay sa agenda ang anumang mga item na inaasahan mong nais suriin ng grupo sa bawat regular na nakatakdang pulong. Halimbawa, ang pagganap sa badyet para sa tagal ng oras at pagkakakilanlan ng pagtitipid ng gastos at patuloy na pagpapabuti ng mga plano ng pangkat na makamit.
Pagpaplano ng pasulong: Ilagay sa agenda ang anumang mga item na nais magplano o ihanda ng pangkat nang maaga. Halimbawa, ang mga panandaliang layunin para sa susunod na buwan o ang pangangailangan ng tulong sa katrabaho sa paparating na mga takdang-aralin.

Kung susundin mo ang mga patnubay na ito kapag nabuo mo ang iyong agenda sa pagpupulong, pinapahusay mo ang posibilidad na ang iyong pulong ay magiging mas produktibo.

Ano ang Isasama

Ang isang agenda para sa isang regular na naka-iskedyul na pagpupulong ay maaaring makatulong na makabuo ng mga resulta na iyong hinahangad sa pamamagitan ng kasama ang ilang pangunahing mga item:

Warm-up at pagbati. Isaalang-alang ang isang maikling ice breaker depende sa kung gaano kadalas nakakatugon ang grupo.
Suriin ang layunin, agenda, at inaasahang mga resulta at produkto ng pulong.
Suriin, tama (kung kinakailangan), at aprubahan ang mga minuto ng naunang pagpupulong.
Magbigay ng angkop na impormasyon sa departamento at kumpanya na kailangan ng koponan.
Suriin ang pag-unlad sa mga item ng pagkilos, mga plano sa pagkilos, at mga pangako. Suriin ang pag-unlad ng pangkat sa mga layunin.
Pag-usapan at gumawa ng mga pagpapasya tungkol sa mga item sa agenda para sa pulong na ito.
Kilalanin ang mga susunod na hakbang.
Kilalanin ang layunin, kinalabasan, at agenda para sa susunod na pagpupulong.
Sa pagtatapos ng pagpupulong, dapat suriin ng takip ng nota ang mga ginawa ng mga tao sa panahon ng pagpupulong.
Kilalanin ang anumang tulong na kinakailangan mula sa mga taong hindi sa pangkat at magtalaga ng mga kalahok na makipag-ugnay.
Alamin kung sino sa labas ng pulong ang mga kalahok ay kailangang malaman kung ano at magpasya kung paano mo magagawa ang komunikasyon.
Ipamahagi ang mga minuto sa loob ng 24 na oras ng pagpupulong o kaagad kung kinuha ng mga tagakuha ng tala ang mga ito sa elektronik.