Paano Mag-ayos ng Iyong Papel

Nilalaman

• Nagsisimula
• Ipunin ang Iyong Mga Dokumento
• Pag-uriin
• Paghiwalayin ang Mga Dokumento sa Vital
• I-duplicate ang iyong Wallet
• Lumikha ng isang simpleng sistema ng pag-file
• Patuloy na Pagpapanatili

Karamihan sa mga tao ay hindi nag-iisip tungkol sa isang mahalagang dokumento hanggang sa kailangan nila ito. Kung ang iyong mga papel ay kumalat sa lahat ng dako at wala kang isang sentral na sistema ng samahan sa iyong tanggapan sa bahay, maaari mong mag-aksaya ng maraming oras at enerhiya na naghahanap para sa mga bagay. Maaari ka ring mawalan ng isang bagay.

Nagsisimula

Sa pamamagitan ng ilang simpleng mga hakbang, maaari mong ayusin ang iyong mahahalagang dokumento ng papel: Kakailanganin mo ang isang maliit na two-drawer filing cabinet o isang portable na file box na nakabitin, nakabitin ang mga file sa anim na magkakaibang mga kulay, manila third-cut, top-tab folder, at isang opsyonal na fireproof ligtas. O maaari kang bumili ng isang malaking sisidlan at mga pagsingit ng tab. Ngayon handa ka nang magsimula.

Ipunin ang Iyong Mga Dokumento

Bago mo maisaayos ang lahat ng iyong mahahalagang dokumento, dapat mong hanapin ang mga ito. Minsan mas madaling sabihin kaysa sa tapos na. Suriin ang iyong mga drawer sa opisina ng bahay at ang mga papel na nakasalansan sa iyong desk o mesa. Suriin ang mga tambak ng papel na pumupuno sa iyong mga countertops sa kusina pati na rin ang mga drawer at basket ng kusina. Tumingin sa iyong silid-tulugan na aparador at nightstand. Panghuli, ngunit hindi bababa sa, suriin ang iyong pitaka o bulsa para sa mga mahahalagang dokumento na sinasadya mong dalhin sa paligid.

Pag-uriin

Ang pinakamahalagang dokumento ay nahuhulog sa isa sa mga sumusunod na anim na kategorya. Pagbukud-bukurin ang lahat ng iyong mga natipon na dokumento tulad ng sumusunod:

1. Mga tala sa bahay at pag-aari: Pagpapautang, gawa ng ari-arian, mga proyekto sa pagpapabuti ng bahay at mga resibo, mga manual manual at warranty, impormasyon sa buwis sa pag-aari, mga patakaran sa seguro sa bahay, at mga manual
2. Mga tala ng Auto: Mga pamagat, talaan ng pagpapanatili, mga patakaran sa seguro at impormasyon, impormasyon sa pautang, at mga tala sa pagbabayad
3. Mga tala sa kalusugan mga patakaran sa seguro, mga manu-manong benepisyo sa seguro sa kalusugan, paliwanag ng mga benepisyo sa medikal, bill ng doktor, mga listahan ng reseta, impormasyong may kakayahang umangkop sa account, mga resibo sa medikal, mga direktoryo sa buhay, mga patakaran sa seguro sa buhay
4. Mga rekord sa pananalapi: Mga pahayag sa bangko, pagbabalik ng buwis, talaan ng pagbabawas ng buwis, talaan ng pamumuhunan, talaan ng pautang, mga pahayag sa credit card
5. Mga talaan ng elektroniko: Mga kontrata ng mobile phone at manual manual; mga resibo sa pagbebenta at mga garantiya para sa mga computer, laptop, at tablet; cable at internet plan at bill; resibo ng wireless na router at manu-manong
6. Mga personal na talaan: Ang sertipiko ng kapanganakan, sertipiko ng kasal, sertipiko ng diborsyo, mga papel sa pag-iingat, impormasyon sa Seguridad sa Seguridad, mga tala sa pagbabakuna, pasaporte, mga talaan sa serbisyo ng militar, mga rekord ng binyag at kumpirmasyon, kalooban, plano sa libing, at impormasyon sa libing. Dapat ay mayroon ka para sa bawat miyembro ng pamilya. Kung mayroon kang mga alagang hayop, maaari mo ring isama ang kanilang mahahalagang dokumento tulad ng impormasyong beterinaryo at bakuna sa kategoryang ito.

Paghiwalayin ang Mga Dokumento sa Vital

Karamihan sa iyong mga mahahalagang dokumento ay maaaring maiimbak sa isang regular na gabinete ng pag-file o portable box ng nakabitin na file box. Ang ilan, gayunpaman, ay dapat na manatili sa isang ligtas na fireproof o sa isang opsyon sa pag-iimbak ng offsite tulad ng isang security deposit box.

Ang mga mahahalagang dokumento ay ang mga napakahirap o pag-ubos ng oras upang mapalitan. Maaaring naglalaman sila ng sensitibong personal na impormasyon na maaaring ikompromiso ng mga kawatan ng pagkakakilanlan kung ninakaw. Samantala, kung ang iyong bahay ay nawasak ng apoy o baha, nais mong manatiling buo ang mga mahahalagang dokumento na ito.

Para sa karamihan ng mga tao, ang mga sumusunod na dokumento ay isasaalang-alang mahalaga: Impormasyon sa Seguridad sa Seguridad, mga sertipiko ng kapanganakan, mga patakaran sa seguro at impormasyon ng contact ng ahente, kalooban, gawaing pag-aari, pamagat ng kotse, pasaporte, at anumang kontrata o kasunduan na nangangailangan ng isang orihinal na pirma.

Gumawa ng isang listahan ng master ng lahat ng mga mahahalagang dokumento na inilalagay mo sa iyong fireproof na ligtas o sa isang opsyon sa pag-iimbak ng offsite.

I-duplicate ang iyong Wallet

Karamihan sa atin ay nagdadala ng kritikal na impormasyon sa aming pitaka araw-araw at magiging seryoso na walang problema kung nawala o ninakaw.

Gumawa ng mga kopya ng iyong lisensya sa pagmamaneho, organ donor card, mga health insurance card (s), membership card para sa gym, library, mga programa ng katapatan ng grocery, mga bodega ng bodega, atbp, at, pinakamahalaga, lahat ng mga credit at debit card (harap ng kopya (harap ng kopya) at likod). Itago ang mga kopya na ito sa iyong iba pang mahahalagang dokumento sa papel.

Lumikha ng isang simpleng sistema ng pag-file

Ang mas simple ang sistema ng pag-file, mas malamang na gagamitin mo ito nang pare-pareho. Dalhin ang bawat kategorya ng mahalagang dokumento at italaga ito ng isang nakabitin na kulay ng file:

• Mga Rekord ng Bahay at Ari-arian
• Mga Auto Records
• Mga Rekord sa Kalusugan
• Mga Rekord ng Pinansyal
• Mga Rekord ng Elektronika
• Mga Personal na Rekord

Idagdag ang naaangkop na bilang ng mga nakabitin na file sa iyong file system para sa bilang ng mga dokumento na mayroon ka sa bawat kategorya.

Gumamit ng manila folder at lumikha ng isang folder para sa bawat indibidwal na dokumento sa bawat kategorya. Ilagay ang mga folder sa naaangkop na seksyon ng nakabitin na file ng file.

Kung binili mo ang isang malaking tatlong-singsing na binder at mga pagsingit sa tab, lagyan ng label ang mga tab na may parehong mga pangalan ng record, butas-punch ang lahat ng mga dokumento, at ayusin ang mga ito. Kung ang mga papel ay hindi maaaring ma-punched butas, ilagay ang mga ito sa loob ng isang folder at butas-punch ang folder sa halip.

Kung ang papeles ay hindi ang iyong bagay, maaaring ito ay isang oras ng pag-freeing. Maaari mong i-scan ang lahat ng mga dokumento na ito, i-save ang mga ito sa isang hard drive, at pagkatapos ay shred ang mga orihinal.

Ngunit gamitin ang iyong sariling pagpapasya dahil ang ilang mga gawaing papel ay mas mahusay na naiwan. Panatilihin ang mga orihinal ng lahat ng mahahalagang dokumento. Gamitin ang iyong pinakamahusay na paghuhusga sa iba. Karamihan sa mga institusyong pampinansyal ay masaya kapag nagpupunta ka ng walang papel.

Patuloy na Pagpapanatili

Kapag naayos ang iyong mahahalagang papeles, panatilihin ang ganoong paraan. Bawat buwan kapag babayaran mo ang iyong mga bayarin, mag-file ng anumang mga bagong dokumento sa naaangkop na seksyon ng iyong pag-file system. Kasabay nito, maghanap ng anumang mga dokumento na tinanggal mo sa system sa buwan na maaaring wala pa sa sistema ng pag-file. I-file muli ang mga ito. Hindi bababa sa dalawang beses sa isang taon, suriin ang mga dokumento sa iyong pag-file system upang makita kung may maaaring malinis. Ang isang mahusay na iskedyul na sundin ay sa una ng taon ng kalendaryo at sa pagtatapos ng bawat taon ng paaralan.

Sa pamamagitan ng isang maliit na pagsisikap, maaari kang umani ng mga pangmatagalang benepisyo at makatipid ng oras sa pamamagitan ng pag-aayos ng iyong mahalagang mga dokumento sa papel.