Paano Sumulat ng isang Professional Email

Nilalaman

• 1. Maling ba ang aking error sa mensahe?
• 2. Ano ang sinasabi ng aking email address tungkol sa akin?
• 3. Tama ba ang pangalan at email address sa patlang na "To"?
• 4. Ginamit ko ba ang wastong pamagat upang matugunan ang tatanggap?
• 5. Naipapahayag ba ng maayos ang aking mensahe?
• 6. Simple ba ang aking mensahe, ngunit hindi misteryoso?
• 7. Nakasama ba ako ng mga hindi hinihinging attachment?

 

Sa loob ng maraming taon na ngayon, hinuhulaan ng mga tao ang pagkamatay ng email. Habang totoo na gumagamit kami ng iba pang mga anyo ng komunikasyon tulad ng pag-text at social media upang "makipag-usap" sa aming mga kaibigan o nagpapadala ng mga mabilis na mensahe sa aming mga kasamahan, gumagamit pa rin kami ng email, lalo na para sa komunikasyon na may kaugnayan sa trabaho. Ito rin ang pangunahing paraan ng pakikipag-ugnay kapag nag-aaplay ka para sa isang trabaho. Ito ay bilang mahalaga hangga't alam kung paano sumulat ng isang propesyonal na email.

Ang email ay maaaring ang iyong unang punto ng pakikipag-ugnay sa isang tao at dahil doon, ito ang iyong unang pagkakataon na gumawa ng isang impression. Mag-ingat sa pag-compose ng iyong mga mensahe. Bago mo pindutin ang ipadala, sagutin ang mga 7 katanungan.

1. Maling ba ang aking error sa mensahe?

Ang pagsuri sa iyong email para sa mga pagkakamali ay ang pinakamahalagang bagay na magagawa mo bago mo ipadala ito. Ang maling spelling at masamang grammar ay gagawing walang imik. Taliwas ito sa impresyon na sinusubukan mong gawin, lalo na kung nag-aaplay ka para sa isang trabaho.

Patunayan hanggang sa ikaw ay tiwala na nahuli mo ang lahat ng mga pagkakamali sa pagbaybay at gramatika, pati na rin ang mga typo. Ang Grammarly.com ay may mga libreng tool, kabilang ang isang extension para sa browser ng Chrome, na makakatulong sa iyo dito.

2. Ano ang sinasabi ng aking email address tungkol sa akin?

Ang iyong email address sa trabaho - na sa pamamagitan ng paraan, hindi ka dapat gumamit para sa paghahanap ng trabaho — marahil ay tuwid. Malamang na ito ay ilang pagkakaiba-iba ng iyong pangalan. Maaaring pumili ka ng isang mas kaunting address na tulad ng negosyo na gagamitin para sa personal na email. Ang isang address na nagmumungkahi, bata, o cute ay okay kung gagamitin mo lamang ito upang magpadala ng mga mensahe sa iyong mga kaibigan at pamilya ngunit kung kailangan mong sumulat ng isang propesyonal na email, mag-sign up para sa isang bagong account na nagbibigay ng propesyonalismo.

Mag-set up ng isang email address na gumagamit ng iyong aktwal na pangalan. Subukan ang iyong una at huling pangalan; ang iyong unang pangalan, gitnang paunang at huling pangalan; o ilang kombinasyon ng mga iyon. Huwag kailanman ipadala ang iyong propesyonal na email mula sa [email protected].

3. Tama ba ang pangalan at email address sa patlang na "To"?

Kapag sinimulan mo ang pag-type ng pangalan ng isang tatanggap sa patlang na "To", karamihan sa mga kliyente ng email ay pupunan ang isa sa natitirang pangalan mula sa iyong mga contact. Madali mong tapusin ang maling pangalan sa larangang iyon kaya tiyaking bigyang-pansin ito.

Isipin kung ano ang maaaring mangyari kung hindi ka sinasadyang magpadala ng isang email sa maling tatanggap. Sabihin nating naghahanap ka ng trabaho habang nagtatrabaho ka pa. Ang isang hiring manager sa isang prospective na employer ay maaaring magkaroon ng isang pangalan na nagsisimula sa parehong sulat tulad ng iyong kasalukuyang boss. Ano ang nakakahiya kung ipinadala mo sa iyong boss ang isang mensahe na inilaan para sa hiring manager? Hindi mo lamang nais na tiyakin na ang iyong mensahe ay umabot sa nilalayon nitong patutunguhan, ngunit nais mo ring maging tiyak na hindi nito maabot ang isang hindi sinasadya.

4. Ginamit ko ba ang wastong pamagat upang matugunan ang tatanggap?

Kung mayroon ka nang isang pangunahing batayan ng pangalan sa taong nagpo-email ka, okay na tugunan mo sila nang ganyan sa iyong mensahe. Gayunpaman, kung ito ang iyong unang pagkakataon na nakikipag-usap sa isang tao, o hindi ka sigurado kung paano nila nais na matugunan, mas mainam na gumamit ng isang pormal na pamagat tulad ni G., Ms., Gng, o Dr. at huli ang tatanggap. pangalan.

Laging magkamali sa gilid ng pag-iingat. Hindi ito masaktan na maging pormal. Para sa isang pahiwatig tungkol sa kung paano ang isang tao na mayroon ka nang isang itinatag na relasyon ay mas gusto na matugunan, tingnan muli ang mga naunang mensahe upang makita kung paano sila nilagdaan. Tutulungan ka nitong magpasya kung ano ang gagawin.

5. Naipapahayag ba ng maayos ang aking mensahe?

Tulad ng kasabihan, "Hindi ito ang sinasabi mo ngunit kung paano mo ito sinabi." Kapag nakikipag-usap ka sa isang tao nang harapan, maaari kang umasa sa intonasyon, wika ng katawan, at ekspresyon sa mukha upang makatulong na magbigay ng karagdagang kahulugan sa iyong mga salita.

Kapag sinubukan mong ihatid ang parehong mensahe sa pagsulat, mas maraming silid para sa hindi pagkakaunawaan dahil hindi nakikita ng mambabasa ang iyong mukha, basahin ang iyong wika sa katawan, o marinig ang iyong tinig. Siguraduhin na ang iyong mensahe ay magalang at tunog friendly, at ang iyong nais na kahulugan ay malinaw.

6. Simple ba ang aking mensahe, ngunit hindi misteryoso?

Ang pagsunod sa iyong mga mensahe ay maikli at matamis ay gawing mas madaling maunawaan. Kasabay nito, hindi mo dapat iwaksi ang anumang mahalaga. Hindi mo nais na pilitin ang tatanggap ng iyong email upang hulaan kung ano ang sinusubukan mong sabihin. Ang iyong mensahe ay dapat na tumpak hangga't maaari ngunit isama ang lahat ng kinakailangang impormasyon.

7. Nakasama ba ako ng mga hindi hinihinging attachment?

Maraming mga tao ang tumanggi upang buksan ang mga kalakip ng email na hindi nila inaasahan. Tama silang maiwasan na gawin iyon. Ang mga computer virus ay madalas na nakukuha sa mga kalakip na iyon. Kung nais mong magpadala ng isang file sa isang tao, halimbawa, ang iyong resume, hilingin muna sa iyong tatanggap ang kanyang pahintulot. Ipadala lamang ito kung sinabi niyang okay lang.