Ang Mga Gawi sa Pamamahala ng Pagpupulong ay Tumutulong sa Pagbutihin ang pagiging produktibo

Nilalaman

• Meeting Management Key - Tumayo sa PAT
• Simulan ang Iyong mga Pulong sa Oras
• Panatilihin ang Pagpupulong sa Paksa
• Panatilihin at Ipamahagi ang Mga Tala / Minuto ng Tagpuan
• Ang Bottom Line

Ginugol namin ang maraming trabaho sa buhay sa mga pulong. Sa maraming mga pagkakataon, ang hindi magandang kasanayan sa pamamahala ng pagpupulong ay nagreresulta sa hindi mabisang paggamit ng oras ng mga kalahok. Sa isang nauugnay na artikulo, nag-aalok kami ng gabay sa paggawa ng limang karaniwang mga sitwasyon sa pagpupulong sa mga produktibong kaganapan. Narito ang mga karagdagang ideya upang suportahan ang pagpapalakas ng utility, pagiging produktibo, at epekto ng mga pagpupulong.

Meeting Management Key - Tumayo sa PAT

Ang ilang mga tagapamahala ay nagtatrabaho ng isang P.A.T. diskarte sa mga pagpupulong, nangangailangan ng a Ppag-urus, an Agenda, at a Timeframe. Ang pag-uudyok sa mga kalahok sa mga kritikal na puntong ito ng konteksto nangunguna sa session ay nagsisiguro na ang mga tao ay nagpakita ng handa upang lumahok at suportahan ang pangkalahatang hangarin ng pulong. Isang malinaw na P.A.T. ang outline ay nakakatulong upang matiyak ang isang produktibong sesyon.

Dapat mong tukuyin ang layunin ng pagpupulong sa 1 o 2 pangungusap sa karamihan. "Ang pulong na ito ay upang planuhin ang bagong kampanya sa marketing" o "ang pulong na ito ay upang suriin ang bagong patakaran sa pagpapadala para sa paghawak ng mga pagbabalik." Ang layunin ay tumutulong upang matiyak na alam ng lahat kung bakit sila naroroon, kung ano ang kailangang gawin, at kung paano gabayan ang pag-unlad at magmaneho para sa isang konklusyon.

Magtakda ng isang agenda. Ilista ang mga item na iyong susuriin / talakayin / suriin. Gusto naming magtalaga ng isang limitasyon sa oras sa bawat item ng agenda (tingnan sa ibaba) at kilalanin ang taong responsable para sa moderating ang talakayan. Magtakda ng isang timeframe; sa pinakadulo hindi bababa sa magtakda ng oras ng pagsisimula at pagtatapos. Inirerekumenda din namin ang pagtatakda ng isang tagal ng bawat item sa agenda. Ito ay dapat na kabuuang sa pangkalahatang oras ng pulong.

Simulan ang Iyong mga Pulong sa Oras

Kung nagtatrabaho ka sa isa sa mga kulturang ito kung saan ang mga tao ay sumisiksik hanggang sa lima o sampung minuto pagkatapos ng nakatakdang oras ng pagsisimula, oras na upang magsimula ng isang bagong uso. Hinihikayat ng isang firm ang mga tagapamahala nito na isara ang pintuan sa nakatakdang oras ng pagsisimula, at ang mga huli ay hindi maligayang dumalo. Habang ito ay maaaring maging mas draconian kaysa sa pag-aalaga mong kumilos, hindi ka dapat magkaroon ng mga kwalipikasyon tungkol sa pag-uutos ng pagpupulong, pagsusuri sa layunin at kumpirmahin ang mga inaasahan at tiyempo.

Huwag maghintay para sa mga straggler na lumitaw. Kapag dumating ang isang huli, huwag bumalik at suriin muli ang nasaklaw na. Magpatuloy sa iyong mga paksa sa pagpupulong. Ito ay magiging awkward para sa straggler at mapabuti ang mga logro sa kanya / pagdating sa oras sa susunod na pagpupulong.

Kung ang tagapamahala ng tagapulong / sponsor ay hindi lalabas sa oras, isaalang-alang ang kanselahin ang pagpupulong at bumalik sa trabaho. Ang limang hanggang pitong minuto na panahon ng paghihintay ay makatuwiran. Ang mga Odds ay, ang organisador ng pagpupulong ay tumakbo sa isang hindi inaasahang kahirapan at mas gusto mong hindi mag-aaksaya ng iyong oras sa paghihintay sa kanya.

Panatilihin ang Pagpupulong sa Paksa

Ang isang mabuting kasanayan ay ang magtalaga sa isang tao ng papel na panatilihin ang lahat sa pagsubaybay sa pulong. Kadalasan, ang mga talakayan ay lumilipas at pagkatapos ay pababain ang isang opinyon, ideya, katotohanan, at emosyon. Sa halip, italaga ang tungkulin at ipagbigay-alam sa lahat na dumalo na ang taong ito ay makikialam kung at kung kailan tinatanggal ng talakayan ang agenda at tiyak na item ng talakayan. Sa ilang mga kumpanya, ang papel na ito ay tinukoy bilang "Traffic Cope," sa iba pa, "Topic Keeper." Anuman ang label, ang papel ay lubos na kapaki-pakinabang sa pagpapalakas ng pagiging epektibo at pagiging produktibo ng iyong mga pagpupulong.

Kung ang mga karagdagang paksa ay lumabas na off-agenda ngunit mahalaga na talakayin, dapat na malinaw na makuha ang mga ito at mailalagay sa "paradahan" para sa pagsasaalang-alang sa talakayan at talakayan o para sa isang pagpupulong na pulong. Ang may-ari ng pagpupulong ay may karapatan na pahintulutan ang isang menor de edad na magkakaibang talakayan kung sinusuportahan nito ang pangkalahatang layunin ng pagpupulong.

Panatilihin at Ipamahagi ang Mga Tala / Minuto ng Tagpuan

Ang isang tao, maliban sa tagapangasiwa ng pagpupulong, ay dapat manatiling minuto ng pagpupulong. Ang isang mahusay na pagrekord ng mga minuto ay kasama ang:

• Oras ng pulong, petsa, lokasyon
• Paglalarawan ng layunin
• Kopyahin ng agenda
• Listahan ng mga dadalo at isang listahan ng mga hindi dumalo
• Isang detalyadong listahan ng buod ng mga konklusyon, mga item ng pagkilos, responsibilidad at mga petsa para sa pagkumpleto. Maraming mga notetaker ang gumagamit ng agenda bilang isang gabay para sa paglista ng mga konklusyon at pagkilos.
• Plano ang follow-up na pagpupulong kung talagang kailangan.

Sa isip, ipamahagi ang mga tala ng pagpupulong sa lalong madaling panahon pagkatapos ng pagtatapos ng pulong at ganap na sa loob ng isang araw ng negosyo. Ang mga minuto at tala ay nagsisilbing isang mahalagang paalala para sa mga kalahok pati na rin ang isang mapagkukunan ng impormasyon para sa iba pang mga stakeholder o, para sa mga nakaka-miss ng pulong. Ang mga minuto ay isang mahusay na tool upang magamit upang ipaalala sa mga tao at mga koponan ng kanilang nakagawa ng mga follow-up na pagkilos.

Ang Bottom Line

Posible na ang isang pagpupulong ay magreresulta sa isang positibong kinalabasan, na tumutulong sa pagpapalakas ng mga proyekto at mga tao pasulong, huwag lamang mabigyan ito. Ang ilang kasipagan at sinadya na pagpapalakas ng iyong mga diskarte sa pamamahala ng pagpupulong ay magpapabuti sa iyong pagkakataon na magmaneho ng isang mahusay na kinalabasan.