Paggamit ng Milestones sa Pamamahala ng Proyekto

Nilalaman

• Kailan Gumamit ng Mga Milestones ng Proyekto
• Gaano Kadalas Maglagay ng Mga Milestones sa Iyong Plano
• Paano Kinakatawan ang Mga Milestones sa Iyong Gantt Chart
• Paano Pangalanan ang Milestones
• Paano Kumuha ng Nilagdaan ng Milestones
• Paggamit ng Mga Milestones para sa Komunikasyon

Ang isa sa mga tinukoy na katangian ng isang proyekto ay ang pagtatagal ng isang nakapirming tagal ng oras. Iyon ay maaaring maging anumang bagay mula sa ilang linggo hanggang ilang taon, at sa ilang mga kaso, para sa mga malalaking proyekto sa konstruksiyon o mga gawa sa publiko, mga dekada.

Upang subaybayan ang pag-unlad sa kahabaan at matiyak na ang mga mahahatid na paghahatid ay nakamit ayon sa timeline, ang mga tagapamahala ng proyekto ay gumagamit ng mga milestone.

Ang isang milestone ng proyekto ay isang gawain na may tagal ng zero na nagpapahiwatig ng nakamit sa proyekto. Ginagamit ang mga ito bilang isang paraan upang maipakita ang pasulong at pag-unlad at ipakita sa mga tao kung ano ang nangyayari, kahit na wala silang detalyadong kaalaman sa mga gawain na kasangkot upang makarating doon. Sa paggalang na ito, sila ay lubhang kapaki-pakinabang para sa komunikasyon ng stakeholder at pagtatakda ng mga inaasahan.

Kailan Gumamit ng Mga Milestones ng Proyekto

Ang mga milestones sa pamamahala ng proyekto ay ginagamit upang markahan:

• Ang simula ng makabuluhang mga yugto ng trabaho
• Ang pagtatapos ng mga makabuluhang yugto ng trabaho
• Mga deadline
• Kapag ang isang mahalagang desisyon ay ginagawa
• Iba pang mga nakapirming puntos sa oras na kailangan ng pagtawag ng partikular

Gaano Kadalas Maglagay ng Mga Milestones sa Iyong Plano

Ang isang kurso sa pagsasanay ay maaaring magrekomenda ng paglalagay ng mga milestone sa iyong plano mga isang beses sa isang buwan. Maayos ito at isang mahusay na patakaran ng hinlalaki, ngunit kailangan mong gamitin ang iyong propesyonal na paghuhusga. Ang ilang mga buwan ay maaaring magkaroon ng maraming aktibidad na may mahahalagang pagpupulong na minarkahan bilang mga milestone, mga desisyon na kinuha at ang pagsasara ng isang yugto at pagsisimula ng isa pa.

Sa ibang mga buwan maaari kang nakatuon sa pagpapatupad, na may napakaliit, kung mayroon man, na maaari kang mag-hang ng isang milestone.

Para sa mga layunin ng pag-uulat, kapaki-pakinabang na lumikha ng isang dahilan upang magkaroon ng isang milyahe nang hindi bababa sa isang beses sa bawat pag-uulat ng pag-uulat.

Paano Kinakatawan ang Mga Milestones sa Iyong Gantt Chart

Ang mga milestones ay isa sa mga sangkap ng isang tsart ng Gantt at ipinapakita sa tsart bilang isang brilyante. Hindi ito ipinakita bilang isang normal na gawain dahil mayroon silang tagal ng zero: sa madaling salita, hindi sila kukuha ng anumang oras. Para sa mga layunin ng pagpaplano sa isang tsart ng Gantt, nangyari lamang ito.

Kung hindi ka gumagamit ng mga tsart ng Gantt, maaari ka pa ring gumamit ng mga milestone. Narito ang 5 mga kahalili sa mga tsart ng Gantt: maaari mo pa ring isama ang mga milestone sa iyong plano gamit ang mga ito.

Kung nais mong manatiling personal na organisado at ang iyong software management software ay hindi ganap na isinama sa iyong kalendaryo, maaari mong kopyahin at i-paste ang mga pangunahing petsa sa iyong talaarawan. Depende sa kung paano mo nais na magtrabaho, maaari itong ipaalala sa iyo kung ano ang dapat na bumangon.

Paano Pangalanan ang Milestones

Ang mga milestones ay dapat magkaroon ng isang malinaw na paglalarawan sa iyong iskedyul ng proyekto, ngunit hindi isa na nagpapahiwatig na sila ay isang gawain. Kaya hindi sila dapat tawaging 'Kumuha ng kasunduan upang lumipat sa Phase 2' ngunit 'nagsisimula ang Phase 2'. Kung nais mong ipakita ang pagsisikap ng pagkuha ng kasunduan upang lumipat sa Phase 2, pagkatapos ay magdagdag ng isang gawain sa bago lamang ang milestone upang masakop ito.

Dapat mailarawan ng mga milestones ang punto sa oras na kinakatawan nila tulad nito:

• Kumpleto ang yugto ng pagsubok
• Inaprubahan ng PID
• Nag-sign ang kontrata

Maraming mga tagapamahala ng proyekto ang pipiliin ang bilang ng kanilang mga milestone para sa kadalian ng sanggunian. Kung gumagamit ka ng isang istraktura ng breakdown ng trabaho, maaari mong gamitin ang pag-numero mula sa na. Kung hindi man, masarap gamitin ang M1, M2 at iba pa upang malinaw na ang iyong tinutukoy. Ang isang malinaw na istruktura ng pagbibigay ng pangalan ay nagiging mas mahalaga habang ang bilang ng mga milestones ay nagdaragdag, kaya isipin kung paano mo ito gagawin kung ang iyong proyekto ay tumatakbo ng maraming buwan.

Paano Kumuha ng Nilagdaan ng Milestones

Ang mga milestones ay bahagi ng iyong iskedyul ng proyekto, kaya kapag ang iyong iskedyul ay baselined, dapat mong isaalang-alang ang iyong mga milestones na naka-sign off.

Kung kailangan mong baguhin ang mga petsa ng iyong mga milestone, pagkatapos ay dapat mong gamitin ang iyong pamantayan sa pamantayan ng control control para sa paggawa ng mga pagsasaayos sa iyong plano. Ito ay maaaring maging madaling kadali sa pakikipag-chat sa iyong sponsor ng proyekto at ipaalam sa kanila kung bakit kailangang baguhin ang mga petsa, o bilang pormal na pagsasama ng isang bagong inirekumendang iskedyul at dalhin ito sa isang komite sa pagpaplano upang mapagtibay.

Pinakamabuting pag-aralan kung ano ang magiging proseso ng milestone sign off sa iyo, kung mayroon man, bago kailangang gamitin ito, upang hindi ka mag-aksaya ng anumang oras kung kailan ka kailangang gumawa ng pagbabago.

Paggamit ng Mga Milestones para sa Komunikasyon

Ang mga milestones ay kapaki-pakinabang para sa komunikasyon at pag-uulat dahil kinakatawan nila ang pinakamababang puntos ng kontrol sa plano. Sa madaling salita, kung kinuha mo ang lahat ng iba pang mga gawain, maaari mo pa ring makita kung ano ang nangyayari at panatilihing pasulong ang proyekto gamit ang mga milyahe lamang.

Dapat mong makuha ang mga milestone at ilagay ang mga ito sa isang dashboard o ulat ng proyekto. Dapat nilang sabihin ang kuwento ng proyekto nang sapat na detalye upang masiyahan ang mga taong iniuulat mo, karaniwang iyong sponsor ng proyekto o isa pang pangkat ng ehekutibo tulad ng pangkat ng pagpipiloto (o board ng proyekto). Bawat buwan, o sa dalas ng pag-uulat na ginagamit mo, maaari mong ipakita kung aling mga milestone ang nakamit.

Ang pag-uulat laban sa mga milestones ay medyo diretso at madalas na ginagawa bilang isang talahanayan. Inilista mo ang paglalarawan ng milestone, ang petsa na ito ay dapat na at pagkatapos ang bagong na-forecast na petsa. Kapag nakamit ang milestone at maaaring markahan bilang kumpleto, idinagdag mo rin ang petsa na iyon. Sana, ito ay kapareho ng na-forecast na petsa, ngunit ang mga proyekto ay hindi palaging gumana tulad nito.

Ang isang talahanayan na tulad nito ay malinaw kung ano ang nakumpleto at kung ano ang natitirang. Maaari mong planuhin ang sagot sa tanong na, "Bakit hindi natin naabot ang milestone na iyon?" bago ka pumunta at makipagkita sa iyong sponsor o ipadala ang ulat.

Kung ang iyong plano sa proyekto ay napakahaba, at mayroon kang maraming mga milestone, mas madali mong matanggal ang mga natapos na milestone bawat pag-uulat ng pag-uulat. Iulat lamang ang mga milestone na darating o nakumpleto sa buwang iyon: sa susunod na buwan ay mag-alis ng anuman na nakumpleto noong nakaraang buwan, kaya't hindi mo naididagdag ang haba ng ulat sa pamamagitan ng pagsasabi sa mga tao tungkol sa trabaho na alam na nila na natapos na.

Ang mga milestones ay isang tunay na kapaki-pakinabang na tool sa pamamahala ng proyekto para sa pagpaplano, pag-iskedyul, at pag-uulat at madaling gamitin. Ilagay ang ilan sa iyong susunod na plano ng proyekto, subaybayan laban sa kanila at makikita mo ang iyong sarili na natututo kung anong dalas ang pinakamahusay na gumagana para sa iyo.

Tulad ng lahat sa pamamahala ng proyekto, gamitin ang mga ito nang madali upang maihatid ang resulta na gusto mo, gamit ang mga tip at gabay na ito upang ipaalam sa iyong sariling mga pagpapasya.