Mahalagang Mga Kasanayan para sa Mga Trabaho ng Clerical

Nilalaman

• Mga Uri ng Clerical Jobs
• Nangungunang Mga Kasanayang Clerical
• Pansin sa Detalye
• Komunikasyon
• Mga Kasanayan sa Computer
• Bilang
• Organisasyon
• Pagtugon sa suliranin
• Mapagkukunan
• Mahalagang Soft Skills
• Mga Key Takeaways

Tinitiyak ng gawaing kleriko na ang isang tanggapan ay tumatakbo nang maayos at mahusay. Ito ay nagsasangkot sa pang-araw-araw na mga gawain sa administratibo ng isang tanggapan, tulad ng pagsagot sa mga telepono, pag-iskedyul ng mga appointment, pagpapadala ng mga fax, at pag-file ng mga dokumento.

Ang mga kasanayan sa klerikal at administratibo ay kapaki-pakinabang para sa halos sinumang nagtatrabaho sa isang opisina. Karamihan sa mga empleyado ay kailangang gumawa ng hindi bababa sa ilang mga clerical na trabaho. Samakatuwid, ang mga kasanayang ito ay mahalaga anuman ang iyong opisyal na pamagat ng trabaho. Ang mga clerks ng opisina at mga sekretarya ay kailangang magkaroon ng partikular na malakas na kasanayan sa mga klerical. Ginagawa ng mga empleyado sa mga posisyon na ito ang karamihan sa mga pang-araw-araw na gawain ng isang tanggapan.

Mga Uri ng Clerical Jobs

Habang ang ilang mga tao ay gumagamit ng mga pamagat ng trabaho nang magkakapalit, ang mga clerks ng opisina at mga sekretarya ay naiiba sa mga katulong sa administratibo. Ang mga katulong sa administratibo ay madalas na nangangailangan ng degree sa kolehiyo at bibigyan ng mas maraming mga responsibilidad, kabilang ang mga proyekto sa pangunguna at kung minsan ay namamahala ng mga koponan.

Sa kaibahan, ang mga klerk at mga sekretaryo ay karaniwang hindi nangangailangan ng malawak na edukasyon na lampas sa isang antas ng mataas na paaralan (kahit na mayroong mga programa sa edukasyon na mas mataas na nakatuon sa gawaing clerical at sekretarya). Ang mga klero at sekretarya ay namamahala sa pang-araw-araw na operasyon ng isang tanggapan ngunit sa pangkalahatan ay walang mga responsibilidad sa pamamahala.

Ang mga klerk at sekretarya ay nagtatrabaho sa iba't ibang mga industriya, kabilang ang pananalapi, negosyo, gamot, gobyerno, at batas.Ang ilan sa mga posisyon na ito ay nangangailangan ng mga tiyak na kasanayan. Gayunpaman, may mga pangunahing kasanayan na kinakailangan para sa halos bawat klerikal at katulong na katulong na katulong.

Nangungunang Mga Kasanayang Clerical

Ang listahan sa ibaba ay naglalarawan ng mga kasanayan sa clerical na hinahanap ng mga employer sa mga kandidato para sa trabaho. Kasama ay isang detalyadong listahan ng limang pinakamahalagang kasanayan sa mga klerical, pati na rin mga pandagdag na listahan ng mga nauugnay na kasanayan sa administratibo.

Pansin sa Detalye

Ang gawaing klerikal ay nagsasangkot ng pagbibigay pansin sa pang-araw-araw na mga detalye ng isang tanggapan — mga bagay na maaaring hindi mapansin ng ibang tao — tulad ng pagsagot at pagsubaybay sa mga email, pagsubaybay sa mga tipanan, at pagsusuri ng mga dokumento. Bilang isang klerk o sekretarya, mahalaga na tumuon ang mga detalyeng ito at huwag hayaan ang anumang bagay na madulas sa mga bitak. Halimbawa, inaasahang suriin ng mga klerk ang mga dokumento para sa anumang mga typo o error bago sila lumabas sa mga stakeholder.

• Aktibong Pakikinig
• Analytical
• Sipag
• Ang pagkilala sa peligro
• Gumagawa ng mga kaayusan sa paglalakbay
• Pagmamasid
• Organisasyon
• Pagpaplano
• Pagpapahalagahan
• Pagtugon sa suliranin
• Nangangatuwiran
• Pagtatala ng talaan
• Pag-iskedyul ng mga appointment
• Pamamahala ng oras
• Pag-type

Komunikasyon

Ang mga manggagawa ng klerical ay kailangang magkaroon ng malakas na mga kasanayan sa pagsulat at pasalita sa bibig kasama ang mga superyor, kasamahan, at mga customer. Karaniwang sasagutin nila ang mga telepono, magsulat ng memo, magpadala ng mga email, at batiin ang mga kliyente at kostumer.Maaari silang makapagsalita at magsulat nang malinaw at mabisa, at sa paraang madaling maunawaan. Ang mga klero at sekretaryo ay nakikipag-usap sa maraming iba't ibang mga personalidad sa pang-araw-araw, kaya't ang pag-alam kung paano mabisang makipag-usap sa mga katrabaho ay nangangahulugang pagkakaiba sa pagitan ng isang pangmatagalang karera at panandaliang.

• Pagsasagot ng mga telepono
• Komunikasyon
• Pagsusulat
• Serbisyo sa customer
• Delegating
• Email
• Pag-fax
• Front desk
• Mga kasanayan sa wika
• Pakikinig
• Pasalita na komunikasyon
• Proofreading
• Pakikipagtulungan
• Nakasulat na komunikasyon

Mga Kasanayan sa Computer

Sa araw na ito at edad, ang mga kasanayan sa computer ay kritikal para sa anumang trabaho sa clerical. Ang mga klerk at sekretarya ay kailangang maging mabilis at tumpak na mga typist. Karaniwan din silang kinakailangan na gumawa ng ilang data entry, kaya dapat silang pamilyar sa Microsoft Excel at iba pang data entry software. Dapat din silang maging pamilyar sa iba pang software ng Microsoft Office, tulad ng Word at PowerPoint. Ang anumang karagdagang mga kasanayan sa computer, tulad ng kakayahang magdisenyo o mag-edit ng mga web page, ay isasaalang-alang ng isang malaking plus.

• Mga account na dapat bayaran / natanggap
• Data entry
• Pamamahala ng data
• Pag-visualize ng data
• Pagkamamahalan ng database
• Pag-publish ng desktop
• Mga digital na kalendaryo (Google, Outlook, atbp.)
• Komunikasyon sa email
• Microsoft Office
• Mga makina ng opisina
• Mga Spreadsheet
• Pag-type
• Pagproseso ng salita

Bilang

Ang gawaing klerikal ay nagsasangkot ng pagbilang, na nangangailangan ng mga pangunahing kasanayan sa matematika para sa pag-unawa sa impormasyon ng numero. Ang ilang mga clerks ay namamahala, sa isang degree, ng bookkeeping at / o accounting para sa isang kumpanya, bukod sa iba pang mga tungkulin ayon sa numero. Ang mga clerks na magagawang dalhin ang mga pagpapaandar na ito nang mabilis at mahusay ay mabubuhay sa mga tungkulin na ito. Kung hindi ka isang mahusay na matematiko, huwag mag-alala. Siguraduhin lamang na magkaroon ng pangunahing mga kasanayan sa matematika at pag-iisip na pang-analytical.

• Accounting
• Katumpakan
• Aritmetika
• Pagkalkula
• Pagsingil
• Bookkeeping
• Pagbadyet
• Data analytics
• Pagtantya
• Gastos
• Lohikal na pag-iisip
• Pagsasaayos ng impormasyon
• Mga Spreadsheet
• Teknolohiya
• Pag-unawa sa mga uso
• Tumimbang ng iba't ibang mga pagpipilian

Organisasyon

Ang mga clerks at mga sekretaryo ay dapat na isagawa dahil sila ang namamahala sa pagtiyak na ang opisina ay tumatakbo nang maayos. Ang kanilang mga gawain ay may kasamang pagsubaybay sa iskedyul ng employer, pagsagot sa mga email at tawag sa telepono, at pagpapanatili ng mga file.

Ang pagkakaroon ng malakas na mga kasanayan sa organisasyon ay magbibigay-daan sa iyo upang maisagawa nang epektibo ang mga gawaing ito. Makakatulong na kumuha ng stock ng mga lugar kung saan ka naayos at kung ano ang dapat mong gawin. Halimbawa, ang pagsusulat ng mga gawain at mga bagay na dapat tandaan sa malagkit na mga tala ay isang paraan upang matiyak na walang makaligtaan.

• Pagtatasa
• Pakikipagtulungan
• Paggawa ng desisyon
• Delegasyon
• Paghahatid ng mail
• Pagdodokumento
• Mahusay
• Pag-file
• Pamamahala
• Multitasking
• Pamamahala ng opisina
• Paningin
• Photocopying at collating
• Pisikal na samahan
• Pagpaplano
• Inuuna
• Pag-iingat ng record
• Pagsunud-sunod
• Pamamahala ng oras

Pagtugon sa suliranin

Ang pagiging isang malakas na problema sa solver ay susi upang epektibong isinasagawa ang mga pagpapaandar ng mga clerical at isyu sa paglitaw nito. Depende sa saklaw ng iyong papel, kakailanganin mong malutas ang mga isyu sa mga customer, sa mga kasamahan, o mga teknikal na glitches. Ang paggawa nito sa isang napapanahong paraan habang nananatiling kalmado sa ilalim ng presyon ay masiguro ang pinakamahusay na kinalabasan sa bawat oras.

• Aktibong pakikinig
• Kakayahang umangkop
• Pag-aaral
• Komunikasyon
• Malikhaing pag-iisip
• Kritikal na pag-iisip
• Mga reklamo ng customer
• Paggawa ng desisyon
• Delegating
• Mga kasanayan sa emosyonal
• Interpersonal
• Antas ng ulo
• Katatagan
• Pamamahala sa peligro
• Teknikal na pag-aayos

Mapagkukunan

Bilang isang klerk, ang kakayahang umangkop ay makakatulong sa iyo na umunlad sa isang mabilis na kapaligiran. Inaasahan mong magawa ang trabaho sa mga oras ng pagbabago at maging isang maaasahang mapagkukunan para sa iyong mga kasamahan. Ang paggawa nang epektibo ay mangangailangan ng isang hanay ng mga kasanayan, mula sa multitasking at kritikal na pag-iisip hanggang sa bukas na pag-iisip. Maaaring may ilang mga kaso kung saan ang iyong boss o isang superyor ay hindi makakatulong sa iyo sa pag-aayos. Kung mayroon kang kakayahang magtrabaho nang nakapag-iisa sa ilalim ng presyon, ikaw ay magiging isang empleyado ng standout.

• Administratibong acumen
• Malikhaing pag-iisip
• Kakayahang umangkop
• Ang paghawak ng mga katanungan
• Pagsasarili
• Pagmamanman ng imbentaryo sa opisina
• Multitasking
• Open-mindedness
• Pagtitiyaga
• Photocopying / pag-scan
• Aktibo
• Pagtugon sa suliranin
• Pananaliksik
• Pagdidisiplina sa sarili

Mahalagang Soft Skills

Bilang karagdagan sa mga nangungunang limang kasanayang pang-clerical, ang pinakamahusay na mga manggagawa sa tanggapan ay nagtataglay din ng malambot na kasanayan na madalas na likas na katangian ng pagkatao kaysa sa natutunan na mga kakayahan.

Kabilang dito ang malakas na mga kasanayan sa interpersonal, pagtutulungan ng magkakasama, kakayahang umangkop, pagiging maaasahan, kakayahang umangkop, at pagkamalikhain. Ang mga ito ay mahahalagang katangian para sa mga tagapamahala ng opisina, pagtanggap, personal na katulong, katulong sa tanggapan, at katulong sa ehekutibo.

Mga Key Takeaways

BASAHIN ANG JOB DESCRIPTION NG MABUTI: Ang bawat trabaho ay mangangailangan ng iba't ibang mga kasanayan at karanasan, kaya tumuon sa mga kasanayang nakalista ng employer. Maaari mong suriin ang aming iba pang mga listahan ng mga kasanayan na nakalista ng trabaho at ayon sa uri ng kasanayan.

GAMITIN ANG PANGYONG SALITA SA IYONG RESUME: Ginagamit ng mga employer ang mga system ng pagsubaybay sa aplikante upang maghanap ng mga tukoy na keyword, kaya ang mga resume na isinasama ang mga ito ay mas malamang na mapili para sa karagdagang pagsusuri.

Idagdag ang mga KEYWORDS SA IYONG COVER LETTER: Sa katawan ng iyong takip ng takip, subukang banggitin ang isa o dalawa sa mga kasanayang ito, at magbigay ng isang tiyak na halimbawa ng isang oras kung kailan mo ipinakita ang mga ito sa trabaho.

MENTION SKILL WORDS SA INTERVIEW: Tiyaking mayroon kang kahit isang halimbawa ng isang oras na ipinakita mo ang bawat isa sa nangungunang limang kasanayan na nakalista dito para sa iyong pakikipanayam.