Ang Mga Papel at Mga Pananagutan ng isang Pinuno ng Tagpuan

Nilalaman

• Sino ang Umaakay sa Pagpupulong?
• Mga Pananagutan ng Tagapangulo ng Pagpupulong
• Karagdagang Lider ng Lider

Ang pinuno ng pulong ay ang empleyado na may pananagutan sa pagpaplano, pag-aayos, pamamahala ng mga detalye tungkol sa, at pag-anyaya sa mga kalahok sa isang pulong. Sila ang empleyado na namamahala at responsable para sa pag-unlad ng aktwal na pagpupulong. Nagsasagawa sila ng aksyon bago, habang, at pagkatapos ng pagpupulong upang matiyak na matagumpay na maabot ng pulong ang mga layunin nito.

Sino ang Umaakay sa Pagpupulong?

Ang pinuno ng pagpupulong ay susi sa paggawa ng tagumpay at mga koponan na matagumpay. Mahalaga ang empleyado na nagsisilbing pinuno ng pulong. Sa ilang mga pagpupulong, ang pinuno ay ang pinuno ng departamento, pinuno ng koponan, o ang taong hinirang ng senior management upang manguna sa isang inisyatibo. Ang mga kawani na ito ay napili para sa kanilang tungkulin sa pamumuno dahil sa kanilang nakitang kasanayan bilang isang tagapamahala o pinuno.

Sa ibang mga oras, ang isang empleyado ay maaaring lumitaw bilang natural na pinuno. Ang mga pinuno na ito ay mga empleyado na tinitingnan at iginagalang ng ibang mga empleyado. Sa ibang mga okasyon, maaaring magpasya ang isang koponan na paikutin ang tungkulin ng pamumuno sa lahat ng mga miyembro. Pinapayagan nito ang lahat ng mga miyembro ng koponan na magpatuloy upang mabuo ang kanilang mga kasanayan bilang mga pinuno ng pulong, at sa paglikha ng matagumpay na pagpupulong, sa pangkalahatan.

Mga Pananagutan ng Tagapangulo ng Pagpupulong

Ang sumusunod ay ang pangunahing responsibilidad ng isang pinuno ng pulong.

• Natutukoy ang layunin, gawain, o layunin na dapat magawa. Ito ay madalas na isang pagtatalaga o bahagi ng paglalarawan ng trabaho ng pinuno.
• Nagpapasya kung ang isang pagpupulong ay ang pinakamahusay na posibleng paraan para makuha ang layunin o layunin o maabot ang nais na kinalabasan. Sagutin ang tanong: kailangan ba ng pulong?
• Natutukoy kung sino ang kailangang makatulong na planuhin ang pulong.
• Sa isang koponan o bilang pinuno, nagpapasya sa agenda para sa pulong. (Sa patuloy na mga pagpupulong, ang gawaing ito ay nakamit sa pagtatapos ng kasalukuyang pagpupulong.)
• Tinutukoy ang petsa, oras, at lokasyon na madalas na gumagamit ng isang nakabahaging kalendaryo ng organisasyon.
• Pinagsasama ang pagpupulong sa paunang trabaho tulad ng pagbabasa, impormasyon sa pananalapi, kasaysayan, mga minuto na nauugnay sa pagpupulong ng koponan, at iba pa.
• Inaanyayahan ang mga kalahok at namamahagi ng mga takdang aralin at pre-trabaho na nagbibigay-daan sa maraming oras hangga't maaari upang ang mga kalahok ay maghanda sa pagpupulong.
• Tinitiyak na ang pagpupulong ay may isang recorder o minutong taker upang idokumento ang mga paglilitis at anumang mga pangako, mga item na aksyon, o desisyon. Nagtatalaga ng isang timekeeper, kung kinakailangan para sa maayos na pag-uugali ng isang pulong.
• Maaaring gumamit ng isang icebreaker upang mapainit ang mga kalahok at lumikha ng isang kapaligiran kung saan ang mga kalahok ng pulong ay komportable na makipag-usap sa bawat isa at makipagpalitan ng mga ideya at impormasyon.
• Dumating nang maaga at pinamunuan ang pagpupulong sa pamamagitan ng pagpapanatiling ito sa gawain, pagsubaybay, at kinasasangkutan ng lahat ng mga kalahok kaya naramdaman ng bawat isa na mahalaga ang kanilang presensya sa pagpupulong. Tinitiyak nito ang kanilang pakikilahok sa susunod na pagpupulong
• Spice up ang pulong ng kumpanya upang ang mga kalahok ay hindi pakiramdam mapurol at nababato. Kung gumagamit ng mga icebreaker, katatawanan, o masayang halimbawa, walang pulong ang dapat magtapos nang walang pagtawa.
• Tinitiyak na ang mga susunod na hakbang at mga item ng pagkilos ay itinalaga at hawakan.
• Mga diskwento ang pagpupulong at pinaplano ang agenda para sa susunod na pagpupulong.
• Sundin ang mga kalahok sa pagitan ng mga pagpupulong upang matiyak na ang mga item ng pagkilos ay sinusubaybayan at mag-alok ng tulong at / o mga mapagkukunan kung ang mga boluntaryo ay nakakaranas ng mga problema.

Karagdagang Lider ng Lider

Ang pinuno ng pagpupulong ay tumatagal ng mga responsibilidad na ito ngunit mayroon ding mga tungkulin na may kaugnayan sa komunikasyon, pag-uulat, at pagganap ng kasosyo.

Ang bawat miyembro ng isang koponan o pulong na cross-functional ay may obligasyong mapanatili ang kanyang kagawaran o pagpapaandar na alam tungkol sa mga aktibidad at pag-unlad ng isang pulong o isang patuloy na koponan. May pananagutan din silang humingi ng input mula sa mga katrabaho na wala sa koponan o sa pagpupulong. Hindi lahat ng empleyado ay maaaring dumalo sa bawat pagpupulong.

Ang pinuno ay may karagdagang responsibilidad na mapanatili ang mga senior manager na kasangkot at ipagbigay-alam sa pamamagitan ng mabisang komunikasyon at puna. Ang pagmamay-ari ng gusali mula sa mga empleyado sa labas ng koponan o pulong, lalo na ang mga pinuno ng samahan, ay nagsisiguro na ang koponan o pulong ay matagumpay sa pagbuo, pagpapatupad at pagsasama ng mga solusyon o ideya nito.

Kung ang isang kalahok sa pagpupulong ay gumaganap nang hindi epektibo sa pulong, ang pinuno ay may pananagutan na iwasto ang pag-uugali sa pamamagitan ng mabisang pamamaraan ng pinuno ng pagpupulong sa panahon ng pagpupulong at epektibong coaching sa labas ng pagpupulong. Ang isang kalahok sa pagpupulong na nag-monopolyo ng pagpupulong sa kanyang mga opinyon o pumuna sa ibang mga miyembro para sa kanila ay dapat na itama bago ang sabotahe ng indibidwal na tagumpay ng pulong.

Ang mga pagkilos na ito ay kinakailangan hanggang sa maabot ang mga kalahok ng mga kalahok sa antas ng kaginhawaan at kapanahunan na nagbibigay-daan sa kanila upang tulungan ang pinuno sa pamamagitan ng chiming sa kanilang sarili bilang mga hindi epektibo na mga kaganapan na nabuksan at ang mga miyembro ng dysfunctional ay nakakagambala sa pag-unlad.

Ang isang epektibong pinuno ng pagpupulong ay hindi ginagarantiyahan na ang isang proyekto o koponan ay matagumpay na gumaganap, ngunit siya ay isang pangunahing kadahilanan na nag-aambag kapag ang mga proyekto, kagawaran, mga pagpupulong o mga koponan ay nagtagumpay.

Ang mga minuto ng pagpupulong ay isang epektibong nag-aambag sa matagumpay na pagpupulong kung ang mga minuto ay naaangkop na nakasulat at ipinamamahagi sa isang napapanahong paraan.