10 Mga Kritikal na Hakbang na Isama sa isang Plano ng Proyekto

Nilalaman

• Mga Layunin ng Proyekto
• Saklaw ng Proyekto
• Mga Milestones at Major Deliverables
• Istraktura ng Breakdown ng Trabaho
• Budget
• Plano ng Human Resources
• Plano sa Pamamahala ng Panganib
• Plano ng Komunikasyon
• Plano sa Pamamahala ng Stakeholder
• Baguhin ang Plano ng Pamamahala

Ang isang plano sa proyekto ay ang pagtatapos ng masusing pagpaplano ng isang tagapamahala ng proyekto. Ito ang master dokumento na gumagabay kung paano tatakbo ang isang proyekto, ayon sa hangarin ng tagapamahala para sa bawat pangunahing aspeto ng proyekto. Bagaman naiiba ang mga plano ng proyekto mula sa kumpanya hanggang sa kumpanya, mayroong sampung kritikal na elemento o hakbang na dapat isama sa isang epektibong plano ng proyekto upang maiwasan ang pagkalito at sapilitang improvisasyon sa yugto ng pagpapatupad ng proyekto.

Mga Layunin ng Proyekto

Ang mga layunin ng proyekto ay tinukoy sa isang charter ng proyekto, ngunit dapat na isama sa plano ng proyekto pati na rin upang ipaliwanag ang mga layunin ng proyekto o upang isama ang charter bilang isang apendiks. Hindi mahalaga kung paano pipiliin ng isang manager ng proyekto na isama ang mga layunin sa plano ng proyekto, ang mahalagang bagay ay upang mapanatili ang isang malinaw na link sa pagitan ng charter ng proyekto - ang unang pangunahing dokumento ng proyekto - at ang pangalawang pangunahing dokumento ng proyekto, ang plano ng proyekto.

Saklaw ng Proyekto

Tulad ng mga layunin ng proyekto, ang saklaw ay tinukoy sa charter at dapat na mas pino sa plano ng proyekto ng manager ng proyekto. Sa pamamagitan ng pagtukoy sa saklaw, maaaring magsimulang ipakita ang manager ng proyekto kung ano ang magiging hitsura ng layunin o tapos na produkto sa dulo. Kung ang saklaw ay hindi tinukoy, maaari itong mapalawak sa buong proyekto at hahantong sa mga overrun ng gastos at hindi nakuha ang mga deadlines.

Halimbawa, kung namumuno ka sa isang koponan sa marketing upang lumikha ng isang polyeto para sa linya ng produkto ng isang kumpanya, dapat mong ipahiwatig kung gaano karaming mga pahina ito at magbigay ng mga halimbawa kung paano magiging hitsura ang natapos na produkto.

Para sa ilang mga miyembro ng koponan, ang isang brosyur ay maaaring mangahulugang dalawang pahina, habang ang iba ay maaaring isaalang-alang ang sampung pahina na sapat. Ang pagtukoy sa saklaw ay maaaring makuha ang buong koponan sa parehong pahina sa simula.

Mga Milestones at Major Deliverables

Ang mga pangunahing nagawa para sa isang proyekto ay tinatawag na mga milestone at ang mga pangunahing produkto ng trabaho ay tinatawag na mga pangunahing naghahatid. Pareho silang kumakatawan sa malaking bahagi ng trabaho sa isang proyekto. Ang isang plano ng proyekto ay dapat makilala ang mga item na ito, tukuyin ang mga ito, at itakda ang mga deadline para sa pagkumpleto.

Kung ang isang samahan ay nagsasagawa ng isang proyekto upang makabuo ng bagong software, ang mga pangunahing naghahatid ay maaaring pangwakas na listahan ng mga kinakailangan sa negosyo at kung paano ipatupad ang mga ito.

Kasunod ng mga iyon, ang proyekto ay maaaring magkaroon ng mga milestone para sa pagkumpleto ng disenyo, pagsubok sa system, pagsubok sa pagtanggap ng gumagamit, at petsa ng pag-rollout ng software. Ang mga milestone na ito ay may mga produkto sa trabaho na nauugnay sa kanila, ngunit ang mga ito ay higit pa tungkol sa mga proseso kaysa sa mga produkto mismo.

Ang Milestone at pangunahing maihahatid na mga deadline ay hindi kailangang maging eksaktong petsa, ngunit mas tumpak, mas mabuti. Ang mga tumpak na petsa ay tumutulong sa mga tagapamahala ng proyekto na masira ang mga istruktura ng trabaho nang mas tumpak.

Sa yugtong ito ng plano, gagawa ka ng mga milestone upang makagawa ka ng malaki o mataas na antas ng mga paghahatid at masira ang mga ito sa maliit na paghahatid, na maaaring mabalangkas sa susunod na hakbang.

Istraktura ng Breakdown ng Trabaho

Ang istraktura ng breakdown ng trabaho (WBS) ay nag-deconstructs ng mga milestone at pangunahing naghahatid sa isang proyekto sa mas maliit na chunks upang ang isang tao ay maaaring italaga ng responsibilidad para sa bawat facet. Sa pagbuo ng istraktura ng breakdown ng trabaho, isinasaalang-alang ng manager ng proyekto ang maraming mga kadahilanan tulad ng mga kalakasan at kahinaan ng mga miyembro ng koponan ng proyekto, ang pagkakaiba-iba sa mga gawain, magagamit na mapagkukunan, at ang pangkalahatang deadline ng proyekto.

Ang mga tagapamahala ng proyekto ay sa wakas ay responsable para sa tagumpay ng proyekto, ngunit hindi nila magagawa ang nag-iisa. Ang WBS ay isang tool na ginagamit ng manager ng proyekto upang matiyak ang pananagutan sa proyekto dahil sinabi nito sa sponsor ng proyekto, mga miyembro ng koponan ng proyekto, at mga stakeholder na may pananagutan. Kung ang manager ng proyekto ay nag-aalala tungkol sa isang gawain, alam nila mismo kung sino ang makakatagpo tungkol sa pag-aalala na iyon.

Budget

Ipinapakita ng badyet ng proyekto kung magkano ang inilalaan upang makumpleto ang proyekto. Ang proyekto ng manager ay responsable para sa pagkakalat ng mga mapagkukunang ito nang naaangkop. Para sa isang proyekto na may mga vendor, tinitiyak ng manager ng proyekto na makumpleto ang mga paghahatid ayon sa mga termino ng kontrata, na magbayad ng partikular na kalidad. Ang ilang mga badyet ng proyekto ay nag-uugnay sa plano ng mapagkukunan ng tao.

Mahalaga na maitaguyod ang gastos para sa bawat milyahe at maihatid sa pamamagitan ng pagtingin sa kung gaano karaming oras ang kinakailangan, at ang gastos sa paggawa na kasangkot upang makumpleto ang mga gawain. Ang gastos ng proyekto ay nakatali sa kung gaano katagal aabutin ang proyekto, na bumalik sa saklaw ng proyekto. Ang saklaw, milestones, gawain, at badyet ay dapat na nakahanay at makatotohanang.

Plano ng Human Resources

Ang plano ng mapagkukunan ng tao ay nagpapakita kung paano gagawing kawani ang proyekto. Minsan kilala bilang ang plano ng kawani, ang plano ng HR ay tumutukoy kung sino ang magiging nasa koponan ng proyekto at kung magkano ang isang pangako sa oras na inaasahang gagawin ng bawat tao. Sa pagbuo ng plano na ito, ang manager ng proyekto ay nakikipag-usap sa mga miyembro ng koponan at kanilang mga tagapangasiwa sa kung gaano karaming oras ang bawat miyembro ng koponan ay maaaring mag-ukol sa proyekto. Kung ang mga karagdagang kawani ay kinakailangan upang kumonsulta sa proyekto ngunit ito ay bahagi ng koponan ng proyekto, na dokumentado din sa plano ng kawani. Muli, ang mga naaangkop na superbisor ay kumonsulta.

Plano sa Pamamahala ng Panganib

Maraming mga bagay ang maaaring magkamali sa isang proyekto. Habang inaasahan ang bawat posibleng kalamidad o menor de edad na hiccup ay mahirap, maraming mga pitfalls ang maaaring mahulaan. Sa plano ng pamamahala sa peligro, kinikilala ng manager ng proyekto ang mga panganib sa proyekto, ang posibilidad na mangyayari ang mga sitwasyong iyon, at mga diskarte upang mapawi ang mga ito. Upang mabuo ang planong ito, hinahanap ng manager ng proyekto ang input mula sa sponsor ng proyekto, koponan ng proyekto, mga stakeholder, at mga dalubhasang panloob.

Ang mga estratehiya sa pagtulo ay inilalagay para sa mga panganib na maaaring mangyari o may mataas na gastos na nauugnay sa kanila. Ang mga panganib na malamang na mangyari at ang mga may mababang gastos ay nabanggit sa plano, kahit na wala silang mga diskarte sa pag-iwas.

Plano ng Komunikasyon

Ang isang plano sa komunikasyon ay naglalarawan kung paano ang isang proyekto ay maipapahayag sa iba't ibang mga madla. Tulad ng istraktura ng breakdown ng trabaho, ang isang plano sa komunikasyon ay nagtatalaga ng responsibilidad para sa pagkumpleto ng bawat bahagi sa isang miyembro ng koponan ng proyekto.

Sa hakbang na ito, mahalaga na magbalangkas kung paano ang mga isyu ay maipabatid at malutas sa loob ng pangkat at kung gaano kadalas ang komunikasyon ay gagawin sa pangkat at mga stakeholder o boss. Ang bawat mensahe ay may isang nilalayong tagapakinig. Tinutulungan ng isang plano ng komunikasyon ang mga tagapamahala ng proyekto na matiyak na makukuha ang tamang impormasyon sa tamang mga tao sa tamang oras.

Plano sa Pamamahala ng Stakeholder

Ang isang plano ng pamamahala sa stakeholder ay nagpapakilala kung paano gagamitin ang mga stakeholder sa proyekto. Minsan kailangan lang tumanggap ng impormasyon ang mga stakeholder. Iyon ay maaaring alagaan sa plano ng komunikasyon. Kung higit pa ang kailangan mula sa mga stakeholder, binabalangkas ng isang plano ng pamamahala ng stakeholder kung paano ito makuha.

Baguhin ang Plano ng Pamamahala

Ang isang plano sa pamamahala ng pagbabago ay naglalagay ng isang balangkas para sa paggawa ng mga pagbabago sa proyekto. Bagaman ang mga tagapamahala ng proyekto ay may posibilidad na iwasan ang mga pagbabago sa proyekto, kung minsan ay hindi maiiwasan. Ang plano sa pamamahala ng pagbabago ay nagbibigay ng mga protocol at proseso para sa paggawa ng mga pagbabago. Ito ay kritikal para sa pananagutan at transparency na sinusuportahan ng mga sponsor ng proyekto, mga tagapamahala ng proyekto, at mga miyembro ng koponan ng proyekto ang pagbabago ng plano sa pamamahala.