Paano Matagumpay na Pamahalaan ang Iyong Unang Proyekto
Nilalaman
- 5 Mga Yugto ng Proseso ng Proyekto:
- Mga Pangunahing Hakbang para sa Project Novice:
- Tukuyin ang Saklaw
- Alamin ang Magagamit na Mapagkukunan
- Unawain ang Timeline
- Detalye ng Gawain
- Bumuo ng isang Paunang Plano
- Lumikha ng Iyong Baseline Plan
- Humiling ng Mga Pagsasaayos ng Proyekto
- Pagtitipon ng Iyong Team Team
- Trabaho ang Iyong Plano
- Subaybayan ang Pag-unlad ng Iyong Koponan
- Dokumento Lahat
- Panatilihing May kaalaman ang Lahat
- Sundin ang Mga Hakbang
Ikaw ay pinangalagaan lamang ng isang mahalagang bagong proyekto. Maliwanag, inaalok ng iyong boss ang pagkakataong ito bilang isang boto ng kumpiyansa sa iyong mga kasanayan. At habang ikaw ay nasasabik, ito ang iyong unang pagkakataon na responsable para sa isang buong proyekto.
Ang pagsisimula sa unang pagkakataon ay mapaghamong. Gayunpaman, may mga paraan upang matulungan kang basa ang iyong mga paa. Ang pamamahala ng proyekto ay lumaki sa isang proseso na may tinukoy na mga yugto at hakbang upang gabayan ang mga bago sa pamamahala ng proyekto tungo sa isang matagumpay na proyekto.
5 Mga Yugto ng Proseso ng Proyekto:
- Panimula: ang isang proyekto ay sinimulan kung ang isang pangangailangan para sa pagbabago ay nakikilala
- Pagpaplano: pagpaplano ng gawain ng proyekto
- Pagpatay: pagsasagawa ng gawain
- Pamamahala at pagkontrol: lahat ng gawaing ginagawa mo sa proyekto upang masubaybayan ang pag-unlad
- Pagtatapos: pagkumpleto at paghahatid ng proyekto at pagdadalamhati sa pangkat
Ang mga hakbang na ito ay magkapareho para sa bawat proyekto. At tandaan, ikaw ang tagapamahala ng proyekto, hindi isang superbisor sa linya. Ang iyong trabaho ay upang pamahalaan ang proyekto, hindi ang mga tao.
Mga Pangunahing Hakbang para sa Project Novice:
Sa yugto ng pagsisimula, ang proyekto ay nilikha at isang charter ay iguguhit na nagpapahintulot sa iyo na maging tagapamahala ng programa at magtatag ng chain chain. Ang yugto ng pagpaplano ay kung saan ka:
Tukuyin ang Saklaw
Ang una at pinakamahalagang hakbang sa anumang proyekto ay ang pagtukoy sa saklaw ng proyekto. Ano ang dapat mong makamit o lumikha? Ano ang layunin ng proyekto? Ang pantay na mahalaga ay ang pagtukoy kung ano ang hindi kasama sa saklaw ng iyong proyekto. Kung hindi ka nakakakuha ng sapat na kahulugan mula sa iyong boss, linawin ang saklaw sa iyong sarili at ipadala ito pabalik sa itaas na palapag para sa kumpirmasyon.
Habang ang halimbawang ito ay bahagyang naka-off sa paksa ng negosyo, maaari nating lahat na maiugnay sa isang pagtanggap sa kasal. Sa pagpaplano ng isang pagtanggap sa kasal, maaaring mayroon ka bilang iyong saklaw: maghanda ng isang pagtanggap sa kasal para sa 100 mga bisita na kumpleto sa hapunan, bukas na bar, cake ng kasal at isang live na banda para sa sayawan ng isang tiyak na petsa sa isang gastos na hindi hihigit sa $ 20,000.
Alamin ang Magagamit na Mapagkukunan
Anong mga tao, kagamitan, at pera ang magagamit mo upang makamit ang mga layunin ng proyekto? Bilang isang manager ng proyekto, karaniwang hindi ka magkakaroon ng direktang kontrol ng mga mapagkukunang ito ngunit kailangan mong pamahalaan ang mga ito sa pamamagitan ng pamamahala ng matrix.
Ang pamamahala ng matrix ay tumutukoy sa paggamit ng set hierarchy sa loob ng kumpanya upang maisagawa ang kailangan mong gawin. Kung si Joe ay gumagana para sa iyong proyekto, at para sa kanyang kagawaran din, kailangan niyang makinig sa dalawang bosses. Bilang manager ng proyekto, subukang makipag-ugnay sa mga tagapangasiwa ng mga tao o may-ari ng kagamitan na hiniram mo upang malutas mo ang mga salungatan.
Unawain ang Timeline
Kailan kailangang makumpleto ang proyekto? Habang pinapaunlad mo ang iyong plano sa proyekto ay maaaring magkaroon ka ng kakayahang umangkop sa kung paano mo ginagamit ang oras sa panahon ng proyekto, ngunit karaniwang ang mga deadlines ay naayos, tulad ng kaso ng pagtanggap sa kasal. Kung magpasya kang gumamit ng oras ng pag-obra upang matugunan ang iskedyul, dapat mong timbangin na laban sa mga limitasyon ng iyong badyet.
Detalye ng Gawain
Ano ang mga pangunahing piraso o sangkap na kailangang nilikha upang makumpleto ang proyekto? Halimbawa, ang isang pagtanggap sa kasal ay nangangailangan ng mataas na antas: isang tanggapan ng pagtanggap, pagkain, inumin, isang cake, panauhin, at libangan. Siyempre, ang bawat isa sa mga mas malalaking item ay maaaring masira sa maraming karagdagang mga item. Iyon ang susunod na hakbang.
Sa halimbawa ng pagtanggap sa kasal sa itaas, malamang na mayroon kang isang koponan o taong namamahala ng iba't ibang mga sangkap. Makipagtulungan sa mga miyembro ng iyong koponan upang baybayin ang mga detalye na kinakailangan upang makamit ang bawat pangunahing item.
Ang taong namamahala sa pagkain ay dapat maunawaan ang mga pagpipilian, mga limitasyon sa gastos, at gumawa ng mga pagpipilian na sumusuporta sa pagkamit ng saklaw. Ilista ang mga maliliit na hakbang sa bawat isa sa mas malaking mga hakbang. Gaano karaming mga antas ng malalim na pinupuntahan mo sa mga detalyadong hakbang ay depende sa laki at pagiging kumplikado ng iyong proyekto.
Bumuo ng isang Paunang Plano
Pangkatin ang lahat ng iyong mga hakbang sa isang plano. Ang isang mabuting paraan upang gawin ito ay ang paggamit ng isang talahanayan ng naunang nagpapakilala sa kung anong mga item ang dapat unahan sa iba pang mga item. Ang pormal na kasanayan sa pamamahala ng proyekto ay nanawagan para sa pagbuo ng tinatawag na isang diagram ng network at pagkilala sa kritikal na landas. Habang ito ay maaaring lampas sa iyong mga pangangailangan o antas ng kaalaman, ang pangunahing isyu ay upang maiayos ang mga aktibidad sa tamang pagkakasunud-sunod at pagkatapos ay maglaan ng mga mapagkukunan sa mga aktibidad.
Ang mga tanong na dapat itanong ay: Ano ang unang mangyayari? Ano ang susunod na hakbang? Aling mga hakbang ang maaaring magpatuloy sa parehong oras na may iba't ibang mga mapagkukunan? Sino ang gagawa ng bawat hakbang? Gaano ito katagal? Maraming mga mahusay na mga pakete ng software na magagamit na maaaring awtomatiko ng maraming detalye na ito para sa iyo. Tanungin ang iba sa magkatulad na posisyon kung ano ang ginagamit nila.
Lumikha ng Iyong Baseline Plan
Kumuha ng puna sa iyong paunang plano mula sa iyong koponan at mula sa anumang iba pang mga stakeholder. Ayusin ang iyong mga oras at iskedyul ng trabaho upang magkasya sa proyekto sa magagamit na oras. Gumawa ng anumang kinakailangang mga pagsasaayos sa paunang plano upang makabuo ng isang baseline plan.
Humiling ng Mga Pagsasaayos ng Proyekto
Halos hindi sapat ang oras, pera, o talento na nakatalaga sa isang proyekto. Ang iyong trabaho ay upang gawin sa mga limitadong mapagkukunan na mayroon ka. Gayunpaman, madalas na may mga limitasyon na nakalagay sa isang proyekto na sadyang hindi makatotohanang. Kailangan mong gawin ang iyong kaso at ipakita ito sa iyong boss at hilingin na mabago ang mga hindi makatotohanang mga limitasyon. Hilingin para sa mga pagbabago sa simula ng proyekto. Huwag maghintay hanggang sa may problema na humingi ng mga pagbabago na kailangan mo.
Kapag nagsimula kang makakuha ng mga mapagkukunan at kumuha ng mga kinakailangang materyales, nasa yugto ng pagpapatupad. Sa yugtong ito, ikaw rin:
Pagtitipon ng Iyong Team Team
Pakikiisa ang mga tao sa iyong koponan at simulan ang isang diyalogo. Ang mga ito ay mga eksperto sa teknikal. Iyon ang dahilan kung bakit itinalaga sila ng kanilang functional supervisor sa proyekto. Ang iyong trabaho ay upang pamahalaan ang koponan.
Trabaho ang Iyong Plano
Mahalaga ang paggawa ng plano, ngunit ang plano ay maaaring mabago. Mayroon kang isang plano para sa pagmamaneho upang gumana tuwing umaga. Kung ang isang intersection ay naharang sa isang aksidente, binago mo ang iyong plano at pumunta sa ibang paraan. Gawin ang parehong sa iyong mga plano sa proyekto. Baguhin ang mga ito kung kinakailangan, ngunit laging alalahanin ang saklaw at mga mapagkukunan.
Habang ang iyong plano ay nagbubukas at gumana ay nakamit, pinasok mo ang yugto ng pagsubaybay at pagkontrol. Sa yugtong ito, nagtatrabaho ka upang makontrol ang mga gastos, mapagkukunan, at kalidad pati na rin:
Subaybayan ang Pag-unlad ng Iyong Koponan
Gagawa ka ng kaunting pag-unlad sa simula ng proyekto, ngunit simulan pagkatapos ay subaybayan kung ano ang ginagawa ng lahat. Mas madali itong mahuli ang mga isyu bago sila maging mga problema.
Dokumento Lahat
Panatilihin ang mga talaan. Sa tuwing binabago mo ang iyong baseline plan, isulat kung ano ang pagbabago at kung bakit ito kinakailangan. Sa bawat oras na ang isang bagong pangangailangan ay idinagdag sa proyekto isulat kung saan nagmula ang kahilingan at kung paano nababagay ang timeline o badyet dahil dito. Hindi mo matandaan ang lahat, kaya't isulat ito at magagawa mong tingnan ang mga ito sa pagtatapos ng proyekto at matuto mula sa kanila.
Panatilihing May kaalaman ang Lahat
Panatilihin ang lahat ng mga stakeholder ng proyekto na alam ang lahat ng pag-unlad. Ipaalam sa kanila ang iyong tagumpay habang nakumpleto mo ang bawat milestone, ngunit ipagbigay-alam din sa kanila ang mga problema sa lalong madaling panahon.
Gayundin, panatilihing kaalam ang iyong koponan. Kung ang mga pagbabago ay isinasaalang-alang, sabihin sa pangkat tungkol sa mga ito hangga't maaari. Tiyaking alam ng lahat sa koponan ang ginagawa ng lahat.
Sundin ang Mga Hakbang
Hindi mo kailangang maging isang pormal na tagapamahala ng proyekto upang manguna sa isang inisyatibo sa proyekto. Gayunpaman, dapat mong ilapat ang mga tool, lohika, at mga hakbang ng pamamahala ng proyekto upang linawin ang iyong mga layunin, idetalye ang gawain at bumuo ng isang koponan upang maisakatuparan habang pinamamahalaan mo ang lahat.
