Paano Magplano ng isang pulong sa Kumpanya

Video.: Paano gumawa ng Minutes of the Meeting? | Order ng mga gawain sa Pagpupulong ng Sangguniang Brgy.

Nilalaman

I-Planuhin ang Proyekto
Buuin ang Koponan
Plano ang Agenda
Hanapin ang Space
Hilahin Ito
Halimbawang Plano ng Pagpupulong ng Kompanya ng Kompanya
1. Pre-Plan Ang Proyekto
2. Buuin ang Team Team
3. Paunlarin ang Agenda
4. Planuhin ang Space
5. I-publise ang Kaganapan
6. Sundin
7. Suriin at rate
Karagdagang Pagpaplano

Binabati kita! Ang iyong kumpanya ay magsasagawa ng pulong para sa isang pangkat ng mga empleyado na napili mula sa lahat ng antas ng kumpanya. Binigyan ka ng CEO ng responsibilidad ng Project Manager para sa kaganapan. Ang mga tip at halimbawa ng plano ng proyekto ay nagpapakita ng isang paraan na maaaring lapitan ng Project Manager ang pagtatayo ng plano ng proyekto para sa isang pulong ng kumpanya o katulad na kumplikadong proyekto.

I-Planuhin ang Proyekto

Ang iyong unang hakbang ay ang plano ang plano. Magsimula ka sa pamamagitan ng pagtalakay sa kaganapan sa mga stakeholder. Kung nagawa ito noong nakaraang taon, ano ang nangyari? Ano ang naging mali? Sino ang namamahala sa proyekto at makakatulong sila sa iyo na maiwasan ang mga pitfalls sa taong ito? Yamang inatasan ng CEO ang proyekto sa iyo, ano ang gusto niya sa kaganapan? Kailan mangyayari ang kaganapan? Saan? Ano ang badyet?

Magtipon ng maraming impormasyon hangga't maaari. Ito ang magiging balangkas kung saan ka nagtatayo ng plano ng proyekto.

Buuin ang Koponan

Ano ang iba pang mga mapagkukunan na kailangan mo upang gawin ang tagumpay ng proyektong ito? Mayroon bang mga tao sa ibang mga kagawaran na maaaring makatulong sa iyo na magawa ang kaganapang ito? Ano ang kailangan mong gawin upang makakuha ng tulong doon? Maaari ka lamang magtanong o kailangan mo upang makakuha ng pormal na pag-apruba mula sa kanilang boss? Gaano karaming oras ang kailangan mo sa kanila? Anong mga tiyak na kasanayan ang kailangan mo upang maibibigay sa kanila? Maaari bang magbigay ng kasanayan sa ibang tao kung ang taong nais mo ay hindi magagamit?

Dahil ito ay isang pulong sa buong kumpanya, paano makakatulong ang HR? Kailangan mo ba ng tulong mula sa Kagawaran ng Pasilidad? Kumusta naman ang Marketing Department? Kailangan mo ba ng tulong sa lugar na iyon?

Plano ang Agenda

Kapag alam mo kung hanggang kailan magtatagal ang pagpupulong, magsisimula kang punan ang mga bloke ng oras. Kailangan mo ba ng isang pambungad na speaker? Sino ito? Babasahin mo ba ang mga dadalo o masisira mo ba ito sa mas maliit na mga grupo para sa isang bahagi ng programa? Ilan pang ibang speaker ang kakailanganin mo? Sino ang makapagpapaloob sa mas maliit na sesyon kung masira ka?

Dadalhin ba ang kaganapan ng higit sa isang araw? Paano mo isasara ang Day One? Paano ka muling magbubukas sa Araw Dalawa?

Paano mo balutin ang dulo? Kailangan mo ba ng isang pangwakas na pagsasalita? Paano mo hahawak ang logistik ng mga taong nag-check out sa hotel kung mag-book ka ng isa?

Hanapin ang Space

Alamin kung gaano karaming mga tao ang darating. Pagkatapos ay matukoy kung gaano kalaki ang isang puwang na kailangan mo. Saan gaganapin ang kaganapan? Mayroon bang silid sa opisina ng korporasyon o kailangan mo ng isang mas malaking puwang? Nais ba ng CEO na ang pulong ay gaganapin sa labas ng site upang makapag-concentrate ang mga tao, o gusto niya na gaganapin ito sa opisina upang mabawasan ang gastos?

Aling mga pag-aari sa iyong lugar ang maaaring magbigay ng puwang na kailangan mo? Ang isang hotel na malapit sa paliparan ay isang mahusay na pagpipilian upang mabawasan ang oras ng paglalakbay para sa mga taong darating mula sa labas ng bayan o dapat mong makahanap ng isang bagay sa labas ng bayan na magiging mas tahimik?

Ano ang kinukuha ng iba't ibang mga lugar para sa kanilang mga pasilidad? Ano ang kanilang isasama at ano ang kakailanganin mong bilhin at ipinasok? Magtatalaga ba sila ng isang indibidwal para sa iyo upang gumana? Ano ang kanilang patakaran tungkol sa materyal at tao mula sa labas?

Hilahin Ito

Ang pagkakaroon ng natipon ang mga sagot sa hindi bababa sa karamihan sa mga katanungang ito, maaari mong simulan na magkasama ang plano ng proyekto. Tandaan na ang ipinapakita namin dito ay ang listahan ng mga gawain ng proyekto, ang istraktura ng breakdown ng trabaho (WBS) lamang. Hindi ito kasama ang alinman sa mga dependencies sa pagitan ng mga gawain o mga takdang oras. Ang mga iyon ay idadagdag sa ibang pagkakataon.

Halimbawang Plano ng Pagpupulong ng Kompanya ng Kompanya

Sa Paano Magplano ng isang Proyekto Gamit ang Pangunahing Mga Kasangkapan ng Pamamahala ng Proyekto, tinalakay namin ang pag-iisip sa likod ng pagpaplano ng proyekto at paggamit ng mga kasanayan sa pamamahala ng proyekto sa panahon ng proseso ng pagpaplano. Narito kung paano maghanap ang isang plano sa plano ng breakdown ng istraktura (WBS) para sa isang proyekto upang magplano ng isang pulong ng kumpanya:

1. Pre-Plan Ang Proyekto

Alamin ang badyet
Talakayin sa CEO upang maitaguyod ang mga layunin ng proyekto
Makipag-ugnay sa nakaraang Project Manager (PM) para sa mga tip
Alamin ang listahan ng stakeholder
Makipag-ugnay sa mga stakeholder para sa pag-input.
Itaguyod ang ginustong petsa para sa kaganapan
Alamin kung gaano karaming mga nagsasalita / nagtatanghal ang kinakailangan
Alamin kung gaano karaming mga staff ng suporta ang kinakailangan
Alamin kung gaano karaming mga empleyado ang dadalo
Ilista ang mga posibleng lokasyon para sa kaganapan

2. Buuin ang Team Team

Kumuha ng rep mula sa Marketing
Kumuha ng rep mula sa HR
Tingnan kung ang Pagbili ay magtatalaga ng isang tao upang makatulong
Hilingin kay Susan na hawakan ang lahat ng mga detalye ng nagsasalita
Kumuha ng rep mula sa Mga Pasilidad
Iskedyul ng pagpupulong ng koponan ng proyekto ng kick-off

3. Paunlarin ang Agenda

3a Plan Day One

Itakda ang oras ng pagsisimula
Itakda ang oras, ayusin ang lugar at kawani para sa pagpaparehistro
Itakda ang haba ng sesyon ng umaga
Itakda ang haba ng mga talumpati
Kalkulahin ang bilang ng mga nagsasalita na kinakailangan para sa sesyon ng umaga
Mga nagsasalita ng recruit
Magplano ng kalagitnaan ng umaga ng pahinga (oras at haba)
Ayusin ang pag-refresh ng silid ng kumperensya sa oras ng pahinga (tubig, basura, atbp.)
Magplano ng pahinga sa tanghalian (oras, haba, lokasyon, menu, na nagbabayad)
Magplano ng sesyon ng hapon (haba, bilang ng mga nagsasalita)
Mga nagsasalita ng hapon na nagsasalita
Plan Day One pagsasara (oras, sino, haba)

3b Plan Day Two

Itakda ang oras ng pagsisimula
Itakda ang haba ng sesyon ng umaga
Kalkulahin ang bilang ng mga nagsasalita na kinakailangan para sa sesyon ng umaga
Mga nagsasalita ng recruit
Magplano ng kalagitnaan ng umaga ng pahinga (oras at haba)
Ayusin ang pag-refresh ng silid ng kumperensya sa oras ng pahinga (tubig, basura, atbp.)
Magplano ng pahinga sa tanghalian (oras, haba, lokasyon, menu, na nagbabayad)
Magplano ng sesyon ng hapon (haba, bilang ng mga nagsasalita)
Mga nagsasalita ng hapon na nagsasalita
Plano Pagsara ng Pagsasalita (oras, sino, haba)
Ayusin ang oras ng pag-check-out sa hotel

4. Planuhin ang Space

Alamin ang bilang ng mga dadalo
Plano ang pag-aayos ng seating (mga hilera kumpara sa mga talahanayan)
Kalkulahin ang puwang na kinakailangan
Magsiyasat ng mga lugar na magagamit kasama ang halaga ng puwang (gastos, lokasyon, serbisyo kasama)
Bilangin ang bilang ng mga nagsasalita bawat araw at kabuuan
Alamin ang bilang at uri ng mga kawani ng suporta na kinakailangan
Alamin kung gaano karaming mga dadalo / tagapagsalita / kawani ang kakailanganin ng mga silid
Pag-usapan ang mga gastos at petsa kasama ang mga magagamit na lokasyon
Mag-sign ng kontrata sa napiling lokasyon

5. I-publise ang Kaganapan

Tapusin ang lahat ng mga detalye sa lokasyon ng kaganapan
Siguraduhin na ang mga dadalo ay bibigyan ng abiso
Ipaalam sa lahat ng mga nagsasalita ng paksa at oras sa pagtatanghal
Abisuhan ang lahat ng mga kawani ng suporta ng mga tungkulin at paglilipat
Kumuha ng mga RSVP mula sa mga dadalo
Abisuhan ang mga papalit na dadalo kung kinakailangan

6. Sundin

Kumuha ng mga draft na talumpati mula sa lahat ng mga nagsasalita
Suriin ang pangwakas na mga talumpati
Kumuha ng mga tag ng pangalan para sa lahat ng dumalo, nagsasalita, kawani
Bumili ng anumang mga materyales at regalo para sa mga dadalo
I-configure ang lokasyon ng kaganapan

7. Suriin at rate

Magpadala ng survey ng kasiyahan sa lahat ng dumalo
Magpadala ng pagsusuri sa pagsusuri sa lahat ng mga nagsasalita
Magpadala ng maraming salamat sa lahat ng mga nagsasalita at kawani
Gawin ang malapit na pagpupulong sa koponan ng proyekto

Karagdagang Pagpaplano

Ang istraktura ng plano ng trabaho sa breakdown ng istraktura (WBS) sa itaas ay nagpapakita ng isang sample para sa pagpaplano ng isang pulong ng kumpanya. Ito ay isang balangkas lamang. Ang koponan ng proyekto ay kailangan pa ring magtrabaho sa mga item na ito at mapalawak ang marami sa kanila. Bilang karagdagan, kakailanganin nilang magtrabaho sa oras na kinakailangan para sa bawat gawain, ang kamag-anak na kahalagahan ng mga gawain at ang inter-relationship / dependencies sa pagitan ng mga gawain.